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Category Archives: Consigli

I 7 errori da non fare quando si organizza un Evento

Sembra facile, ma non lo è: organizzare un Evento, ancora di più se aziendale, è un'attività impegnativa e complicata. Non è una missione impossibile se si hanno esperienza, metodo, dedizione e attenzione ai dettagli.

Le agenzie di organizzazione Eventi sanno come muoversi e i professionisti sanno che questi sono i 7 errori da non commettere.

  1. Non avere obiettivi. Per organizzare questo tipo di Eventi è necessaria una continua comunicazione con il cliente, utile per capire quale sia lo scopo e il motivo per il quale si è deciso di procedere. Seguire le linee guida fornite dal cliente è importante, ancora più importante è porsi degli obiettivi, per non deluderlo.
  2. Non fissare un budget. È fondamentale per essere sicuri di rispettarlo. Bisogna cercare di non superarlo né gestirlo male, concentrando magari troppe risorse per elementi di contorno, trascurando invece gli aspetti importanti. Bisogna adattare il budget all’Evento che si ha in mente, analizzandolo preventivamente.
  3. Non effettuare il sopralluogo. Porterebbe gravi conseguenze nell’organizzazione di un Evento, perché non si avrà una chiara idea della planimetria del luogo scelto, con conseguenti problemi con l’allestimento e la definizione degli spazi riservati agli ospiti, al catering e allo staff, al parcheggio e all’eventuale palco. Inoltre, sarà impossibile gestire gli imprevisti (la pioggia, ad esempio) e aiutare i tecnici con gli impianti.
  4. Sottovalutare la sicurezza. È importante durante ogni Evento. Bisogna seguire le corrette norme antincendio, possedere la giusta attrezzatura. In più, bisogna considerare l’eventualità che una persona si senta male o che non si comporti nella maniera appropriata; sarà necessario risolvere la situazione, in entrambi i casi. Sicurezza ma anche security: una di qualità è in grado di gestire al meglio i flussi di persone, mantenendo l’ordine e controllando che gli ospiti siano effettivamente quelli previsti.
  5. Non avere un piano di emergenza. Quando si organizza un Evento si deve sempre prendere in considerazione qualsiasi evenienza, valutando ogni fattore che può metterlo a rischio. Se si prevede un buffet nel giardino in caso di pioggia, ad esempio, bisogna sempre avere un piano B.
  6. Non calcolare con cura le tempistiche. In fase di organizzazione bisogna sempre imporsi un calendario, per suddividere il lavoro in sezioni e portarle a termine entro una certa data. Il rischio, se non si dovesse fare, è quello di dedicare più tempo del previsto al completamento di alcune fasi, lasciandone troppo poco per altre. Un’organizzazione frettolosa rischierebbe di rovinare tutto il lavoro svolto.
  7. Non curare la comunicazione. Soprattutto quella fra chi si occupa dell’Evento. È importante riferire tutte le informazioni su dove e come muoversi. Ci deve essere sintonia fra chi gestisce i vari aspetti, aggiornando sempre tutti su eventuali problemi o cambiamenti. Potrebbe essere utile fornire un programma con i tempi corretti previsti durante l’Evento (il servizio, la musica, l’accensione o spegnimento delle luci).
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Quando il team building è su un campo da pallone

Il team building è uno strumento estremamente utile per creare la giusta coesione fra i dipendenti di un'azienda, permettendo loro di sviluppare la capacità di lavorare in squadra e quella di trovare subito una soluzione concreta ai problemi che si incontrano nelle questioni quotidiane.

Lavorando in team si aumenta anche l’affiatamento, fondamentale sia in una società piccola che in quelle di medie-grandi dimensioni.

Si può organizzare ogni tipo di attività. O quasi. Una di quelle che abbiamo proposto a un nostro cliente è legata al calcio, sport molto amato e seguito in Italia, con regole semplici e conosciute anche da chi non si è mai seduto sugli spalti o in panchina. In più, è già un gioco di squadra e una partita si organizza abbastanza facilmente. Si potrebbe dire: basta un pallone. È più complesso quando si parla di un team building sul calcio, Evento incentive creato appositamente per motivare un team.

Per organizzare nel modo corretto un Evento di team building a tema calcistico bisogna prima definire il tipo di attività per il quale si opta: allenamento, torneo, partita. Bisogna preparare i futuri “giocatori”, spiegando l’importanza di ciò che sta per essere organizzato. L’ideale sarebbe prevedere il discorso di un coach o un professionista del settore che si dedichi alla presentazione degli obiettivi e delle tematiche che verranno toccate (indirettamente o direttamente): l’importanza di lavorare in team in un ambiente sereno, le modalità corretta per rapportarsi con i colleghi e stringere solidi rapporti di collaborazione, come riuscire a motivare un gruppo di lavoro.

Nel caso in cui si volesse organizzare una partita, bisognerà partire dalla scelta del campo – che dipende dal numero di partecipanti – e dell’abbigliamento per poter distinguere le due squadre. Meglio se quest’ultimo è personalizzato, magari con il nome dell’azienda e, sulle spalle, i cognomi dei giocatori. È importante stabilire chi sarà l’arbitro, chi si occuperà delle fasi di premiazione e di quelle di supporto alla partita. Se si vuole invece organizzare un torneo, bisogna ovviamente prevedere la creazione di più squadre e stabilire che una parte del gruppo si occuperà proprio della fase gestionale dell’Evento. Molto importante, come sempre, il finale, con le premiazioni e i saluti: regalare una coppa o una medaglia è un buon modo per permettere ai partecipanti di ricordare quel momento e l’intera giornata. In questa fase si può prevedere il buffet, magari a bordo campo.

Se si opta per un più semplice allenamento, ecco cosa poter prevedere: staffette col pallone, utilizzando paletti e birilli, tiro al bersaglio, qualche giro di corsa. L’obiettivo in questo caso è creare competizione fra i partecipanti, senza prevedere il contatto fisico. Anche al termine di un allenamento si possono consegnare delle medaglie e, magari, prevedere un pranzo light, in linea con la scelta sportiva.

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La ricchezza dei viaggi incentive. Ecco perché sono sempre più utilizzati dalle aziende

“Incentive” in italiano si traduce con motivazione, che – secondo la Treccani – è l’insieme dei bisogni, desideri o intenzioni che prendono parte alla determinazione del comportamento e che conferiscono a questo unità e significato.

Se si utilizza accanto alla parola viaggi, ecco che si parla di quei premi che l’azienda può decidere di organizzare per gratificare le persone con qualcosa di valore, sia economico che umano. È un esempio di team buinding aziendale, perché questi momenti servono anche a motivare un gruppo e a migliorarne le performance. Ma è pure un modo per far crescere il dipendente, i manager, i clienti perché esplorando un territorio o incontrando persone di culture e città diverse si può imparare molto sul confronto, sulla capacità di adattamento, per poi riportare questi valori anche nel lavoro quotidiano.

Il viaggio è sempre gradito e trasformare una vacanza in un periodo utile per imparare a conoscersi e a fare esperienze insieme è un ottimo modo per permettere a chi lavora di fare squadra, aumentando poi la produttività. Anche di dare un senso di appartenenza più forte. È come organizzare un team building, ma all’esterno dell’azienda e per più giorni. Ma è anche qualcosa di più: il viaggio incentive è utilizzato spesso come gratifica per il raggiungimento di un traguardo. Al suo interno è anche sempre bene prevedere delle attività di team building in senso stretto, meglio se legata o inerente al territorio che si sta visitando. Senza esagerare con i tempi e le difficoltà.

Regalare un viaggio è meglio di una gratifica in busta paga. Ma non essendo economicamente quantificabile, sarà l’esperienza stessa a dare un alto valore al premio. Per questo va  pensato e realizzato da una agenzia di team building o di organizzazione eventi, per trarre il meglio da una esperienza di questo tipo ed evitare di sbagliare.

I viaggi incentive vengono studiati spesso anche per fidelizzare i clienti, non solo come premio per i dipendenti: in occasione di un anniversario aziendale, piuttosto che per il lancio di un nuovo prodotto o un traguardo importante per l’azienda, si invitano i clienti già fedeli o quelli più importanti per un weekend o un viaggio più lungo (piace sempre molto l’opzione crociera).

In questo periodo di tempo si ha l’occasione di condividere momenti diversi dal consueto incontro commerciale in negozio o in azienda, ci si può conoscere meglio e in modo totalmente diverso, meno formale. E si ha l’occasione di presentare l’azienda sotto altri aspetti, parlando dei propri valori, comunicando nuovi progetti. Se si tratta di un viaggio all’estero, è bene far vivere ai propri ospiti esperienze legate a quel paese. Senza mai perdere di vista il significato di ciò che si propone. Per organizzare al meglio un viaggio incentive, è sempre preferibile affidarsi a delle agenzie che già organizzano team building e che possono consigliare strutture adeguate per questo tipo di esperienze, che sono diverse da tutte le altre.

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Consigli per il matrimonio: l’indispensabile agenda della sposa

Siamo a marzo e in questo periodo le coppie di fidanzati cominciano a guardarsi intorno e a pensare a come e dove prevedere le nozze. L'organizzazione di un matrimonio è complessa perché sono molti gli aspetti dei quali bisogna tenere conto.

Poi c’è il rischio di arrivare tardi, di accavallare appuntamenti, di non avere tempo per le ricerche e i dettagli che riguardano allestimenti e l’evento in generale. Per questo motivo è sempre meglio affidarsi a un wedding planner professionista, che sa gestire i tempi, ottimizzare i costi e limitare gli imprevisti.

La sposa ha una sua precisa agenda da rispettare, ecco un consiglio su come organizzarla.

  • Un anno prima. Bisogna stabilire la data del matrimonio e scegliere la chiesa o il luogo nel quale sarà celebrato il rito, contattando il parroco o il celebrante per fissare un primo incontro; bisogna scegliere la location per la festa, il servizio catering o banqueting e pensare a una prima lista degli invitati.
  • Dieci mesi prima. Definire la lista degli invitati, pensare a un tema per l’evento, ordinare gli inviti, iniziare a pensare all’abito e contattare i primi fornitori, fra i quali sicuramente il fiorista, il fotografo, i musicisti.
  • Sette mesi prima. È il tempo per la prova dell’abito e per pensare agli accessori da abbinare, trucco e acconciatura compresi. Vanno scelti i testimoni, eventuali paggetti e damigelle, bisogna prenotare il viaggio di nozze.
  • Cinque mesi prima. Il tempo stringe: è il momento di confermare tutti i fornitori, inviare gli inviti. Definire l’abito, gli accessori, l’acconciatura e il trucco, scegliere e ordinare le bomboniere, definire pure il menù e la torta nuziale. Se prevista, depositare la lista nozze.
  • Tre mesi prima. Gli ultimi passi: la definitiva prova dell’abito, il sopralluogo con tutti i fornitori della cerimonia e del ricevimento. Bisogna anche verificare le risposte degli invitati, acquistare il cuscino per le fedi e l’abito per l’eventuale dopo cerimonia. Nel frattempo, va preparata anche la valigia per il viaggio di nozze.
  • Sette giorni prima. Prova generale con abito, accessori, acconciatura, trucco. Ricontattare per sicurezza tutti i fornitori, comunicare al catering il numero esatto degli inviati.
  • Tre giorni prima. Ritirare l’abito, fare i trattamenti previsti dall’estetista, controllare la disposizione dei tavoli e il tableau mariage. E fare un ultimo sopralluogo in location. La valigia per il viaggio di nozze dovrà essere pronta.
  • Il giorno prima. Sentire nuovamente per sicurezza tutti i fornitori.

Sei ore prima. L’ansia ci sarà, ma andrà tutto bene se avete seguito il nostro planning o se vi siete affidati a un wedding planner!

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Bello e complicato: ecco come allestire un tavolo imperiale

Lungo quanto basta per far sedere tutti gli ospiti e per intimorire chi deve occuparsene: da qualche anno è tornato in voga il tavolo imperiale.

Ambitissimo, di gran classe. Si tratta di un lungo tavolo ricco di fiori e candele, un desiderio per le spose che amano l’eleganza e stupire, ma anche per le aziende che oggi lo scelgono al posto dei tavoli classici rotondi e da pochi ospiti, durante gli eventi formali. È d’impatto, crea subito atmosfera. È ambito e a volte rimane nei desideri perché a differenza dei classici tavoli ha un costo più alto, a causa dell’elevata quantità di decorazioni e del noleggio di elementi che non sempre un catering possiede. Caratteristiche che lo rendono così unico, bello ed elegante.

Anche il costo del servizio cambia: per un pranzo o una cena con tavolo imperiale è necessario un numero maggiore di camerieri per accogliere più velocemente le richieste dei commensali e quindi evitare che tra un capo tavola e l’altro le portate arrivino in ritardo. Un corretto servizio, infatti, prevede che i camerieri inizino a servire sempre in parallelo dai due lati, per evitare di mettere in imbarazzo chi si ha di fronte, che potrebbe non avere la portata. E viceversa chi già è stato servito e non sa se iniziare ad assaggiare oppure no.

Per il tavolo imperiale è indispensabile scegliere una location con ampi spazi. In ogni caso è bene premunirsi di planimetria per scegliere il corretto posizionamento, per verificare che ci sia la metratura necessaria per il personale di sala e che i due capi tavola non si trovino a ridosso di muri o porte. Come ci si comporta normalmente per allestire una sala per eventi. Una buona idea è quella di prevederne due paralleli anziché uno singolo, così da avere più spazio e minori difficoltà nella gestione.

Per ottenere un perfetto risultato è necessario lavorare molto sugli allestimenti e le decorazioni. La larghezza del tavolo deve essere di almeno 110 centimetri e bisogna calcolare uno spazio di almeno 65 centimetri per ogni invitato. L’ingombro del centrotavola quindi non deve superare una larghezza di 35-40, bisogna infatti considerare lo spazio per la mise en place, ma pure per acqua e vini se non si decide di farli servire esclusivamente dal personale di sala.

Le decorazioni dovranno sempre essere perfettamente allineate e centrate, meglio scegliere candelabri o vasi molto alti oppure porta candele o altri oggetti molto bassi. La mezza misura è sconsigliata: ostacola la visuale e la conversazione. Cosa prevedere? Sicuramente un’ottima scelta sono fiori, candele, frutta, oggetti luminosi, tessuti. Tutto può ovviamente essere personalizzato su questi bellissimi tavoli, che non sempre richiedono di un tovagliato. L’ultima tendenza infatti è mantenere il tavolo in legno spoglio e appoggiarci solamente un runner centrale che accompagna il centrotavola per tutta la sua lunghezza.

Il tavolo ovviamente deve essere di un materiale nobile, mai rovinato né diviso, per questo è importante chiedere a chi si occupa di arredi per eventi che sicuramente saprà dove reperire quello adatto. Anche le sedie dovranno essere sempre ben allineate e il loro ingombro dovrà necessariamente rispettare lo spazio destinato all’invitato.  Per questi motivi per l’allestimento è bene affidarsi a chi organizza eventi e si occupa di allestimenti per eventi: oltre al buon gusto conoscono le regole della tavola, sia dal lato pratico che estetico.

In caso di tratti di un tavolo imperiale preparato per un matrimonio, il tableau de mariage non è funzionale. Si utilizzano le “escort card” in ordine alfabetico, meglio se numerate, che gli ospiti possono prendere e che corrispondono allo stesso nome presente sul cavaliere precedentemente sistemato al posto assegnato. Un’idea è quella di personalizzarle con un piccolo gadget (nei matrimoni possono sostituire addirittura la bomboniera) che gli invitati potranno tenere in ricordo della serata. Se non piacciono le “escort card”, si può optare per l’accompagnamento al loro posto da parte dei camerieri, ma bisogna prevederne del numero giusto. Anche in questo caso l’accoglienza è fondamentale.

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Evento aziendale: che tema scelgo? Ecco 4 idee originali

Per fare in modo che un evento aziendale sia di successo, è importante essere coerenti.

La scelta di un tema (da mantenere e rispettare) è il primo passo ed è fondamentale per fare in modo che quel momento venga ricordato, che rimanga impresso nella memoria. Gli obiettivi sono coinvolgere gli ospiti, far crescere il senso di appartenenza, creare aspettativa per il prossimo appuntamento. La frase che bisogna sentirsi dire è: “Valeva la pena partecipare”. Per questo nell’organizzazione di Eventi Aziendali è importante partire da un’idea specifica.

Ecco alcuni temi per eventi aziendali da cui poter partire.

  1. Black&White: il bianco e il nero. Questi due colori contrastanti possono essere i protagonisti dell’evento. L’allestimento è molto importante, decorazioni e arredi renderanno esclusivo l’ambiente, sempre rispettando la palette di base. Tutto può essere personalizzato, dalle portate dei menù agli inviti, fino al dress code per gli ospiti. Fra le idee per eventi aziendali affidarsi ai colori è la più facile da gestire.
  2. Baloon party: le sculture di palloncini, di qualsiasi colore, forma e dimensione. Si vedono sempre più spesso, scelte per compleanni o grandi manifestazioni. Gonfiati con l’elio, liberi, fluttuanti o a terra, creano un effetto molto divertente. Con i palloncini si può fare tutto, personalizzare un photobooth o allestire addirittura un palco.
  3. Dinner show: la cena spettacolo. Si coinvolgono e ci si fa coinvolgere da artisti di ogni genere: ballerini, cantanti o performer (magari con vestiti coordinati) si esibiranno durante l’evento, fin dal benvenuto e continuando anche all’openbar. L’intrattenimento cambia a seconda del momento: più leggero all’accoglienza, travolgente durante la cena e l’effetto “wow “per i saluti finali.
  4. Circus: il tema del circo è un evergreen, perché è sorprendente e divertente. Giocolieri, maghi, caricaturisti creano un continuo susseguirsi di sorprese. Non è facile perché si può cadere nella banalità e farla sembrare una festa per bambini. Il segreto è scegliere dei professionisti, importante anche la qualità dei costumi.
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La sala meeting: ecco come allestirla, in cinque punti

Non banalizziamo: non bastano sedie giuste e un tavolo comodo per rendere una stanza una perfetta sala per le riunioni.

Ancora meno se quella stanza verrà utilizzata per un meeting aziendale che prevede anche presentazioni e ospiti esterni. Allestirla correttamente è già un buon punto di partenza per ottenere il risultato ed evitare spiacevoli scivoloni. Gli allestimenti per Eventi di questo tipo sono semplici e proprio per questo non si può sbagliare.

Come per ogni Evento, anche per questo tipo di incontro ci sono degli aspetti da non sottovalutare. Ecco come allestire una sala meeting, in cinque punti:

  1. Lo spazio. È importante sapere scegliere la sala giusta e sfruttarne al massimo le potenzialità. Non deve essere troppo grande, ma la dimensione va pensata in rapporto al numero di persone e attività da sviluppare.
  2. I relatori. Che siano su un palco o al tavolo, l’importante è che ci siano sempre i microfoni, un puntatore, l’acqua, i blocchi per gli appunti e le penne per chi dovrà intervenire al meeting. Ogni relatore ha abitudini e richieste diverse, è bene informarsi prima per metterlo a proprio agio.
  3. La disposizione. Importante quella per gli arredi per Eventi. S’intendono le sedie, ad esempio: bisogna permettere alle persone di non sentirsi “soffocate” per il poco spazio e di avere una buona visuale sui relatori e della presentazione. A seconda del numero di persone sedute tra il pubblico, è possibile scegliere il tipo di allestimento: a platea, a classe, a mezzaluna, per citarne alcuni. Nel caso di un unico tavolo in stile riunione, attenzione alla disposizione dei rappresentanti dell’azienda.
  4. Il service audio e video. La qualità del suono e della proiezione è fondamentale. Quindi bisogna verificare il corretto funzionamento, per evitare brutte sorprese e momenti di imbarazzo. Bisogna controllare che anche l’illuminazione sia quella giusta, con la possibilità di abbassarne l’intensità in caso si debba far vedere un video o delle slide.
  5. Il buffet. Anche se l’incontro sarà breve, è meglio allestirne uno piccolo con acqua e bevande analcoliche, caffè e qualche snack per dare il benvenuto agli ospiti e rendere più piacevole la pausa, che è anche un bel momento di scambio e confronto.
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Scegliere la location perfetta per un evento: 5 consigli per non sbagliare

Sembra facile. Ma no lo è e se si sbaglia può rivelarsi un errore fatale. Scegliere il luogo adatto per l'organizzazione di un particolare evento, che sia aziendale o privato, non è mai così semplice.

I castelli e le residenze d’epoca hanno un fascino intramontabile, come tutte le dimore storiche in generale, e si adattano ad accogliere manifestazioni di ogni tipo. Siamo fortunati perché in Italia ne abbiamo di bellissime che sono state sapientemente adattate proprio per essere trasformate in location perfette dove organizzare un evento aziendale oppure un semplice compleanno. I casali in campagna o le ville sul mare sono apprezzate per il diretto contatto con la natura e danno una piacevole sensazione di benessere, mentre i ristoranti e gli hotel sono sicuramente comodi a livello logistico, ma anche quelli più difficili da personalizzare. Vanno di moda le vecchie fabbriche o stabilimenti d’epoca dallo stile industriale da trasformare in luogo perfetto. Raccontano, già da soli, una storia importante.

Dove organizzare un evento aziendale? Come trovare una location per eventi?

Ecco 5 suggerimenti per non sbagliare.

  1. La posizione. Deve essere facilmente raggiungibile, sia dalle auto che dagli eventuali bus che verranno messi a disposizione.
  2. Gli spazi. È importante verificare la capienza di tutti gli spazi disponibili per le attività previste e soprattutto, se si vogliono utilizzare gli spazi esterni, si deve avere un piano B in caso di maltempo.
  3. La logistica. Devono esserci spazi dedicati al back office, alle cucine, ai servizi e delle stanze dedicate al personale e agli artisti. Quando si riflette su dove trovare location per eventi mai dimenticarsi dei parcheggi.
  4. La storia. Il posto deve raccontare qualcosa, che sia un’epoca o una tradizione. Meglio ancora se è possibile organizzare un visita guidata al suo interno (se si tratta di castelli o residenze è molto facile, ma anche all’interno di vecchi stabilimenti).
  5. Lo stile e Il tema. Ogni evento ha il suo tema e di conseguenza una location che lo può ospitare. Bisogna pensare alla coerenza e affidarsi ai consigli giusti per evitare un effetto paradosso.
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Soddisfazione dei dipendenti: 5 modi per motivarli

Avere dipendenti motivati significa lavorare con persone consapevoli, che hanno capito l'importanza del lavoro di squadra e che sono in grado di fare gruppo. E di farlo bene, garantendo anche maggiore produttività e concentrazione su un progetto specifico.

Gestire e motivare i collaboratori è semplice, se si conoscono i modi per farlo. Ce ne sono tanti, ma bisogna sempre partire da un’attenta e corretta analisi degli obiettivi che si vogliono raggiungere e del livello sul quale si vuole agire (è diverso lo studio delle strategie per motivare i dipendenti nel caso in cui si parli di manager o di operai).

L’Evento giusto è il Team Building. Ecco cinque esempi per renderlo speciale:

  1. Workshop: un vero laboratorio, dove è possibile condividere idee relativamente a un nuovo progetto o a un particolare prodotto. Ne esistono di tutti i tipi, alcuni legati all’arte, al design o alla salvaguardia dell’ambiente. È il modo giusto se si pensa a come motivare un team, perché l’obiettivo in questo caso è dietro l’angolo e si lavora insieme per raggiungerlo. Anche in modo creativo.
  2. Il Team Building classico: durante l’evento si pensa a raggiungere obiettivi insieme, sono molto in voga le attività sportive all’aperto, i weekend fuori porta, i giochi di ruolo. L’importante è condividere un’esperienza o costruire qualcosa insieme.
  3. L’Evento Aziendale: un classico intramontabile che permette a tutti di trovarsi nello stesso luogo al di fuori dell’orario di lavoro. Crea l’atmosfera giusta ed è il modo corretto per iniziare a capire come motivare i dipendenti.
  4. L’Open Day: aprire l’azienda per un giorno a familiari e amici, permette ai dipendenti di condividere con i propri cari il proprio ruolo in azienda.
  5. Il regalo personalizzato: al raggiungimento di un obiettivo, o dopo un certo numero di anni in azienda, o semplicemente a Natale. L’aspetto importante è pensare a un regalo personalizzato. Chi lo riceve dovrà sentirsi unico e fiero di aver collaborato a un progetto o di aver prestato servizio in azienda. Per la società è un buon punto di arrivo nella consapevolezza del percorso su come incentivare il personale.
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Come organizzare un Evento Aziendale di successo

Gli Eventi sono occasioni in cui si ha la possibilità di entrare in contatto con più persone, comunicando un'idea o un progetto ben preciso, facendosi conoscere nel modo giusto e senza perdersi troppo in parole.

Ci si presenta, di fatto. E bisogna farlo nel miglior modo possibile evitando di essere eccessivamente standard, fidandosi di (e affidandosi a) chi sa come organizzare un Evento Aziendale e quindi anche su quali aspetti si può puntare maggiormente per raccontarsi nel modo corretto.

È sbagliato pensare che gli Eventi Aziendali siano tutti uguali: ognuno deve rappresentare a tutti gli effetti l’azienda che lo organizza. È, quindi, personale. Bisogna partire valutando il settore di appartenenza, il territorio in cui si lavora e al quale ci si riferisce maggiormente, la tipologia di dipendenti. Analizzarsi è il primo passo per far nascere idee per eventi aziendali che possano essere coerenti, anche fra loro. Il secondo è definire un obiettivo. Il terzo è scegliere un tema da rispettare in ogni aspetto, che sia il menù o l’allestimento.

Da dove si inizia? Dalla location: deve essere facilmente raggiungibile. Se così non fosse, è importante mettere a disposizione i mezzi necessari per raggiungerla; è la prima regola per evitare che gli invitati si sentano a disagio. Occorre stilare un programma ben preciso, poi rispettare il timing per evitare tempi morti. Anche per questo l’animazione è fondamentale: l’Evento deve essere dinamico, bisogna coinvolgere le persone e farle divertire con la presenza di cantanti, ballerini, artisti, meglio se con performance quasi a sorpresa che riescano a lasciare a bocca aperta.

In questo senso una buona scelta può essere la cena animata. Importante che il menù rispetti sempre il tema o la territorialità; in generale, meglio optare per un aperitivo a buffet o per un pasto da poche portate per facilitare il contatto tra i colleghi e rendere l’evento più dinamico. A proposito di relazioni: è importante che ci siano hostess a disposizione di tutti per qualsiasi tipo di informazione. Anche semplicemente: “Dov’è il bagno?”.

L’Evento ha un finale. Quello perfetto è con una torta che arricchisca un momento celebrativo durante il quale i vertici dell’azienda ringraziano o, magari, annunciano qualche novità. Nel frattempo è fondamentale prevedere l’open bar (anche se molte aziende non amano servire alcolici a propri dipendenti, è importante offrire questo servizio e si può optare pure per soli analcolici), un regalo o gadget per lasciare un ricordo della serata. E, perché no, un angolo photobooth con scenografie a tema, perché dà la possibilità di scattarsi una foto (o un selfie) e, anche in questo caso, avere un ricordo fisico dell’evento stesso.

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