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Category Archives: Eventi

Come (farsi) organizzare un compleanno speciale

Anche la festa di compleanno può essere organizzata da professionisti del settore, che sanno come prevedere una serata speciale, accontentare gli ospiti e, soprattutto, il festeggiato. Che potrà occuparsi di nulla, solo di scegliere un tema e indirizzare le scelte.

Non tutti sanno che chi si intende di organizzazione di Eventi può essere ingaggiato anche al di fuori di un’azienda. Per un Evento privato, quindi. Magari un compleanno, soprattutto se è uno di quelli importanti, con lo zero. E che non capita tutti i giorni. Uno dei traguardi che molto spesso si sceglie di celebrare con piacere, insieme a famiglia e amici, sono i 50 anni. Il mezzo secolo è il momento ideale per tirare le somme e incontrare, nuovamente, tutte le persone importanti della propria vita. Poterlo fare durante un Evento perfetto e organizzato al meglio è sicuramente di buon auspicio per il futuro.

Per un Event Planner è fondamentale l’incontro con il cliente, in questo caso il festeggiato, per capire cosa piace e cosa si eviterebbe volentieri, individuando una caratteristica o un punto di forza da esprimere e valorizzare. Questo è sicuramente il primo passo verso l’organizzazione di un compleanno indimenticabile. Il secondo è identificare un tema principale, che deve essere legato alla persona che soffierà le candeline. Tutto sarà diverso se il protagonista è elegante o sportivo, ama i fiori o le farfalle, la formalità o i colori accesi. Questo permetterà di scegliere le decorazioni in base alle preferenze.

Il terzo passo è la scelta del luogo, che deve essere pensato in base alle attività che si vogliono svolgere: se si opta per una serata danzante servirà una sala con una pista, ad esempio. Se si pensa a una cena bisogna prevederne uno con i giusti spazi per i tavoli e il buffet, oltre che per la cucina. Tutto cambia se l’Evento è in estate o quando fa più freddo e in base al numero degli invitati. Importante creare l’atmosfera giusta con giochi di luci e con la musica. Magari dal vivo e in questo caso è bene prevedere una postazione o un palco. A volte la location perfetta è semplicemente la casa del festeggiato: in questo caso è importante considerare bene gli spazi dell’abitazione per evitare sorprese e avere bene in mente quali sono quelli a disposizione.

Il quarto passo è decidere quale opzione si preferisce per la cena: se si sceglierà quella di gala bisognerà concentrarsi su un menù completo, se invece si preferisce servirne una in piedi, magari all’aperto, ci si potrà divertire nel predisporre un buffet. Fa sempre piacere avere un open bar, con professionisti che preparino cocktail sul momento. Dopo cena bisogna continuare a divertirsi e qui entra in scena l’animazione: si può proporre un vero spettacolo oppure un concerto. Tutto si concluderà con la torta di compleanno, per spegnere le candeline e applaudire chi ha organizzato la festa, che in questo caso è la stessa persona che compie gli anni.

Da non dimenticare: a pochi mesi dall’Evento, è necessario distribuire i biglietti d’invito, specificando il nome del festeggiato, la data e il luogo; se serve, anche aggiungendo le informazioni relative alla festa (il programma, l’abbigliamento adeguato).

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La ricchezza dei viaggi incentive. Ecco perché sono sempre più utilizzati dalle aziende

“Incentive” in italiano si traduce con motivazione, che – secondo la Treccani – è l’insieme dei bisogni, desideri o intenzioni che prendono parte alla determinazione del comportamento e che conferiscono a questo unità e significato.

Se si utilizza accanto alla parola viaggi, ecco che si parla di quei premi che l’azienda può decidere di organizzare per gratificare le persone con qualcosa di valore, sia economico che umano. È un esempio di team buinding aziendale, perché questi momenti servono anche a motivare un gruppo e a migliorarne le performance. Ma è pure un modo per far crescere il dipendente, i manager, i clienti perché esplorando un territorio o incontrando persone di culture e città diverse si può imparare molto sul confronto, sulla capacità di adattamento, per poi riportare questi valori anche nel lavoro quotidiano.

Il viaggio è sempre gradito e trasformare una vacanza in un periodo utile per imparare a conoscersi e a fare esperienze insieme è un ottimo modo per permettere a chi lavora di fare squadra, aumentando poi la produttività. Anche di dare un senso di appartenenza più forte. È come organizzare un team building, ma all’esterno dell’azienda e per più giorni. Ma è anche qualcosa di più: il viaggio incentive è utilizzato spesso come gratifica per il raggiungimento di un traguardo. Al suo interno è anche sempre bene prevedere delle attività di team building in senso stretto, meglio se legata o inerente al territorio che si sta visitando. Senza esagerare con i tempi e le difficoltà.

Regalare un viaggio è meglio di una gratifica in busta paga. Ma non essendo economicamente quantificabile, sarà l’esperienza stessa a dare un alto valore al premio. Per questo va  pensato e realizzato da una agenzia di team building o di organizzazione eventi, per trarre il meglio da una esperienza di questo tipo ed evitare di sbagliare.

I viaggi incentive vengono studiati spesso anche per fidelizzare i clienti, non solo come premio per i dipendenti: in occasione di un anniversario aziendale, piuttosto che per il lancio di un nuovo prodotto o un traguardo importante per l’azienda, si invitano i clienti già fedeli o quelli più importanti per un weekend o un viaggio più lungo (piace sempre molto l’opzione crociera).

In questo periodo di tempo si ha l’occasione di condividere momenti diversi dal consueto incontro commerciale in negozio o in azienda, ci si può conoscere meglio e in modo totalmente diverso, meno formale. E si ha l’occasione di presentare l’azienda sotto altri aspetti, parlando dei propri valori, comunicando nuovi progetti. Se si tratta di un viaggio all’estero, è bene far vivere ai propri ospiti esperienze legate a quel paese. Senza mai perdere di vista il significato di ciò che si propone. Per organizzare al meglio un viaggio incentive, è sempre preferibile affidarsi a delle agenzie che già organizzano team building e che possono consigliare strutture adeguate per questo tipo di esperienze, che sono diverse da tutte le altre.

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Evento aziendale: come comunicarlo correttamente in azienda e fuori

Per ogni momento che conta la comunicazione è importante. Ma per gli Eventi Aziendali è anche una buona opportunità: un'occasione per trasmettere un messaggio ben preciso!

Sia internamente sia all’esterno, per farsi conoscere e riconoscere maggiormente. In più, l’Evento crea aspettativa e condivisione fra i dipendenti e allo stesso tempo è un modo per far parlare dell’azienda.

Ogni Evento dovrebbe avere un piccolo o grande piano di comunicazione dedicato. A seconda delle occasioni, si potrà scegliere di comunicare ai soli invitati o anche esternamente, come ad esempio ai media, alle istituzioni o ai clienti e al pubblico in generale. Per farlo è indispensabile partire da un’idea creativa, da uno stile preciso da mantenere e che solitamente cambia a seconda del tema dell’Evento o dall’occasione specifica che si sta organizzando. In questi casi affidarsi a un esperto grafico è necessario, come anche a chi in azienda si occupa di relazioni esterne o all’ufficio stampa. Oppure all’agenzia di organizzazione eventi che ha al suo interno entrambe le figure.

Il primo passo è sempre l’invito. Definirne il formato è importante fin da subito e per farlo basta pensare a come vogliamo che si venga a sapere del nostro Evento aziendale: per posta, a mano, per e-mail o tramite mobile? Se vogliamo utilizzare tutti questi mezzi a tempo si potrà pensare a due formati diversi, uno per il cartaceo e uno per la versione digitale.

L’invito deve essere preceduto dal “save the date”, solitamente non cartaceo, per anticipare agli invitati il giorno e quindi di non prendere impegni per quella data anche senza svelare cosa succederà nello specifico. A seconda della tipologia dell’evento e del periodo in cui avviene, sarà utile inviarlo molto tempo prima, a volte meglio tre o quattro mesi. L’invito, invece, almeno un mese prima. Se pensiamo però ai media o vip, meglio anticipare ancora di qualche settimana.

Per le comunicazioni interne, a dipendenti e collaboratori, ci sono varie modalità che si possono utilizzare: l’affissione di una locandina in bacheca, la distribuzione a mano, l’invio per e-mail, un semplice e informale sms, l’allegato in busta paga, l’inserimento negli schermi nelle aree comuni.

Se si vuole comunicarlo esternamente, bisogna sempre differenziare: la modalità dipende dal destinatario dell’invito. Nel caso di un anniversario aziendale, ad esempio, se ci si rivolge ai media l’invito non basta: si dovrà preparare una cartella stampa, con l’invito all’evento certo, ma anche con le informazioni sull’azienda e sugli eventuali ospiti. Se gli ospiti sono i clienti, oltre all’invito potrebbe essere utile pensare all’invio di una newsletter, all’inserimento di un pop-up sul sito o alla creazione di una landing page dove accreditarsi per partecipare. Magari con un video creato appositamente, che risulta sempre funzionale e immediato. In generale è sempre meglio affidarsi a professionisti per ottenere una comunicazione il più possibile dedicata e corretta.

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Anniversario aziendale: perché è importante celebrarlo con un Evento

Esattamente come si fa per i compleanni, soprattutto per quelli a cifra tonda, gli anniversari vanno festeggiati.

È importante per un’azienda perché si sottolinea un traguardo raggiunto. E non importa se si celebra solo la prima decina di anni di attività. Che siano dieci o cinquanta, a maggior ragione se si raggiunge il secolo di vita, questo momento importante va condiviso e festeggiato con coloro che, a vario titolo, hanno vissuto l’azienda e che ne fanno parte. Quindi: dipendenti, clienti e collaboratori. Può diventare uno strumento valido per motivare chi s’impegna ogni giorno per la società, in più regala un senso di appartenenza ed è un importante momento di condivisione. Ed è utile per il marketing. Può infatti essere legato a uno specifico piano di comunicazione o a un’attività strategica. Molte volte in queste occasioni le aziende si rinnovano e danno il via a un nuovo inizio, presentando qualche prodotto o studio particolare che caratterizza l’intera celebrazione.

Di idee per organizzare un Anniversario Aziendale ce ne sono parecchie, ma bisogna prima distinguerlo dal classico Evento: quest’ultimo può essere pianificato come un appuntamento annuale, che può essere programmato con qualche mese d’anticipo. L’organizzazione per un Anniversario Aziendale è differente e bisogna dedicare molto più tempo. Anche perché bisogna studiare: per capire come organizzarlo bisogna partire dalla storia. È, infatti, un’occasione unica per parlare dell’azienda, di come è nata e delle sue evoluzioni, pertanto serve tempo per ripercorrere gli anni passati e raccontarli nel modo corretto e avvincente, visto che se ne parlerà prima e dopo l’Evento. Per sfruttare al meglio questa risonanza è indispensabile declinare il tema su tutti i materiali di comunicazione, online e offline, dalla carta intestata al sito, dai social media agli house organ. Bisogna pianificare un piano di comunicazione dedicato o addirittura una campagna nella quale l’evento sarà protagonista.

Anche per l’anniversario, la base è il budget: piccolo o grande che sia, una parte sarà utilizzato per il piano di comunicazione e l’altra per l’organizzazione. Se non è molto alto, è meglio scegliere poche attività, ma ben strutturate e sempre avendo in testa obiettivi ben precisi. Il principale è parlare e far parlare dell’azienda, quindi creare visibilità e coinvolgere dipendenti e collaboratori, farli sentire parte integrante della società. Dargli valore.

Se si ha a che fare con un anniversario importante (50 anni, ad esempio), bisogna pensare a una comunicazione dell’Evento che sia ben strutturata. Partendo molto prima con il “Save the date” si  permette agli ospiti, soprattutto a quelli esterni, di non prendere impegni per quel giorno. L’invito dovrà essere cartaceo, non solo digitale,  perché dà subito un’idea diversa e sottolinea che si tratta di un Evento istituzionale. I colori e il tema dovranno rispettare la brand identity. Se l’evento è aperto al pubblico, sarà necessario prevedere anche un comunicato stampa da inviare ai giornali e alle riviste di settore.

Fondamentale la scelta della location: la soluzione ideale è uno spazio completamente da arredare e allestire; bisognerà prevedere un palco per la presentazione, il service (in queste occasioni un video che racconta la storia dell’azienda è il modo migliore per essere diretti ed emozionare). Per la cena, meglio optare per la placèe, visto che si tratta di un’occasione importante. A chiudere l’Evento sarà il taglio di una torta personalizzata, a seguire musica e balli per tutti.

Non bisogna dimenticare i cadeaux: saranno un ricordo di quella giornata/serata. Meglio se è qualcosa che l’azienda produce o una pubblicazione elaborata per l’occasione.

Anche qui, proviamo a stupire.

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L’Evento per i figli dei dipendenti è più bello se organizzato sotto Natale

E ai piccoli chi ci pensa?

Natale è, in azienda, anche il momento giusto per dedicare qualche giornata alle famiglie dei dipendenti. E ai bimbi in generale. Perché quindi non organizzare un evento natalizio studiato ad hoc per loro?

Si può fare direttamente in sede, se si hanno i locali giusti e la possibilità di occuparne uno per un’intera giornata e pure per i tempi dell’allestimento (e disallestimento) o affittando uno spazio esterno; molto importante è selezionarne uno che sia adatto, grande il giusto e spazioso per permettere l’organizzazione di giochi e scenografie particolari che saranno sicuramente apprezzate.

Noi di Van Clair amiamo giocare con le fiabe, con i protagonisti del circo, con quelli della fantasia, con elementi onirici. Spesso li utilizziamo anche per gli eventi “da grandi”, con le giuste declinazioni.

Il tema del Natale si presta a interpretazioni originali, ma anche all’utilizzo dei personaggi tradizionali, molto amati dai più piccoli: parliamo ad esempio degli elfi, delle simpatiche renne, dell’ovvio Babbo Natale e dei suoi magici aiutanti. Ma perché no anche fate e giocolieri che arricchiscono l’atmosfera di mistero, di fascino.

Se si deciderà di dedicare un’intera giornata all’evento aziendale per i bambini, è importante scandire il tempo in modo da non creare dei momenti “vuoti”, di noia. Fra un gioco e l’altro, grande attenzione per la merenda che può avere un menù studiato apposta per l’occasione, con biscotti o caramelle personalizzate, gadget, accessori particolari e adatti al periodo delle feste. Anche se si tratta di bimbi, non bisogna trascurare l’allestimento a tavola: bicchieri e tovaglioli coordinati rendono tutto più ordinato ed elegante. Non si può optare per un catering standard: la merenda è un momento pomeridiano molto diverso da qualsiasi aperitivo o cocktail; deve essere divertente, gustosa, ma anche nutriente. Non si può esagerare con i dolci e anche la frutta, se servita in modo  non convenzionale, può diventare un ottimo snack.

Gli accompagnatori (i genitori, i nonni, la baby sitter) non vanno trascurati, hanno bisogno di attenzioni, di spazio, di un tavolo allestito appositamente per loro con qualcosa da bere o da mangiare: durante l’evento aziendale per i bimbi è ideale creare un’area apposta in cui poter magari gustare un aperitivo e scambiare due chiacchiere. Non vanno esclusi, ma coinvolti in questa giornata di festa creata per i loro figli. Altrimenti la noia colpirà loro.

Non è esagerato organizzare un evento aziendale di questo tipo, non è invasivo. Anzi: i dipendenti apprezzano questo tipo di attenzione nei confronti delle loro famiglie, soprattutto in un periodo particolare come questo. Organizzare una festa per i bambini significa dare un’ulteriore gratifica perché in quell’occasione si ha la possibilità di condividere con l’azienda parte della vita privata. E con la famiglia gli spazi in cui si vive ogni giorno.

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