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Category Archives: Planning

Evento aziendale: come comunicarlo correttamente in azienda e fuori

Per ogni momento che conta la comunicazione è importante. Ma per gli Eventi Aziendali è anche una buona opportunità: un'occasione per trasmettere un messaggio ben preciso!

Sia internamente sia all’esterno, per farsi conoscere e riconoscere maggiormente. In più, l’Evento crea aspettativa e condivisione fra i dipendenti e allo stesso tempo è un modo per far parlare dell’azienda.

Ogni Evento dovrebbe avere un piccolo o grande piano di comunicazione dedicato. A seconda delle occasioni, si potrà scegliere di comunicare ai soli invitati o anche esternamente, come ad esempio ai media, alle istituzioni o ai clienti e al pubblico in generale. Per farlo è indispensabile partire da un’idea creativa, da uno stile preciso da mantenere e che solitamente cambia a seconda del tema dell’Evento o dall’occasione specifica che si sta organizzando. In questi casi affidarsi a un esperto grafico è necessario, come anche a chi in azienda si occupa di relazioni esterne o all’ufficio stampa. Oppure all’agenzia di organizzazione eventi che ha al suo interno entrambe le figure.

Il primo passo è sempre l’invito. Definirne il formato è importante fin da subito e per farlo basta pensare a come vogliamo che si venga a sapere del nostro Evento aziendale: per posta, a mano, per e-mail o tramite mobile? Se vogliamo utilizzare tutti questi mezzi a tempo si potrà pensare a due formati diversi, uno per il cartaceo e uno per la versione digitale.

L’invito deve essere preceduto dal “save the date”, solitamente non cartaceo, per anticipare agli invitati il giorno e quindi di non prendere impegni per quella data anche senza svelare cosa succederà nello specifico. A seconda della tipologia dell’evento e del periodo in cui avviene, sarà utile inviarlo molto tempo prima, a volte meglio tre o quattro mesi. L’invito, invece, almeno un mese prima. Se pensiamo però ai media o vip, meglio anticipare ancora di qualche settimana.

Per le comunicazioni interne, a dipendenti e collaboratori, ci sono varie modalità che si possono utilizzare: l’affissione di una locandina in bacheca, la distribuzione a mano, l’invio per e-mail, un semplice e informale sms, l’allegato in busta paga, l’inserimento negli schermi nelle aree comuni.

Se si vuole comunicarlo esternamente, bisogna sempre differenziare: la modalità dipende dal destinatario dell’invito. Nel caso di un anniversario aziendale, ad esempio, se ci si rivolge ai media l’invito non basta: si dovrà preparare una cartella stampa, con l’invito all’evento certo, ma anche con le informazioni sull’azienda e sugli eventuali ospiti. Se gli ospiti sono i clienti, oltre all’invito potrebbe essere utile pensare all’invio di una newsletter, all’inserimento di un pop-up sul sito o alla creazione di una landing page dove accreditarsi per partecipare. Magari con un video creato appositamente, che risulta sempre funzionale e immediato. In generale è sempre meglio affidarsi a professionisti per ottenere una comunicazione il più possibile dedicata e corretta.

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Consigli per il matrimonio: l’indispensabile agenda della sposa

Siamo a marzo e in questo periodo le coppie di fidanzati cominciano a guardarsi intorno e a pensare a come e dove prevedere le nozze. L'organizzazione di un matrimonio è complessa perché sono molti gli aspetti dei quali bisogna tenere conto.

Poi c’è il rischio di arrivare tardi, di accavallare appuntamenti, di non avere tempo per le ricerche e i dettagli che riguardano allestimenti e l’evento in generale. Per questo motivo è sempre meglio affidarsi a un wedding planner professionista, che sa gestire i tempi, ottimizzare i costi e limitare gli imprevisti.

La sposa ha una sua precisa agenda da rispettare, ecco un consiglio su come organizzarla.

  • Un anno prima. Bisogna stabilire la data del matrimonio e scegliere la chiesa o il luogo nel quale sarà celebrato il rito, contattando il parroco o il celebrante per fissare un primo incontro; bisogna scegliere la location per la festa, il servizio catering o banqueting e pensare a una prima lista degli invitati.
  • Dieci mesi prima. Definire la lista degli invitati, pensare a un tema per l’evento, ordinare gli inviti, iniziare a pensare all’abito e contattare i primi fornitori, fra i quali sicuramente il fiorista, il fotografo, i musicisti.
  • Sette mesi prima. È il tempo per la prova dell’abito e per pensare agli accessori da abbinare, trucco e acconciatura compresi. Vanno scelti i testimoni, eventuali paggetti e damigelle, bisogna prenotare il viaggio di nozze.
  • Cinque mesi prima. Il tempo stringe: è il momento di confermare tutti i fornitori, inviare gli inviti. Definire l’abito, gli accessori, l’acconciatura e il trucco, scegliere e ordinare le bomboniere, definire pure il menù e la torta nuziale. Se prevista, depositare la lista nozze.
  • Tre mesi prima. Gli ultimi passi: la definitiva prova dell’abito, il sopralluogo con tutti i fornitori della cerimonia e del ricevimento. Bisogna anche verificare le risposte degli invitati, acquistare il cuscino per le fedi e l’abito per l’eventuale dopo cerimonia. Nel frattempo, va preparata anche la valigia per il viaggio di nozze.
  • Sette giorni prima. Prova generale con abito, accessori, acconciatura, trucco. Ricontattare per sicurezza tutti i fornitori, comunicare al catering il numero esatto degli inviati.
  • Tre giorni prima. Ritirare l’abito, fare i trattamenti previsti dall’estetista, controllare la disposizione dei tavoli e il tableau mariage. E fare un ultimo sopralluogo in location. La valigia per il viaggio di nozze dovrà essere pronta.
  • Il giorno prima. Sentire nuovamente per sicurezza tutti i fornitori.

Sei ore prima. L’ansia ci sarà, ma andrà tutto bene se avete seguito il nostro planning o se vi siete affidati a un wedding planner!

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Bello e complicato: ecco come allestire un tavolo imperiale

Lungo quanto basta per far sedere tutti gli ospiti e per intimorire chi deve occuparsene: da qualche anno è tornato in voga il tavolo imperiale.

Ambitissimo, di gran classe. Si tratta di un lungo tavolo ricco di fiori e candele, un desiderio per le spose che amano l’eleganza e stupire, ma anche per le aziende che oggi lo scelgono al posto dei tavoli classici rotondi e da pochi ospiti, durante gli eventi formali. È d’impatto, crea subito atmosfera. È ambito e a volte rimane nei desideri perché a differenza dei classici tavoli ha un costo più alto, a causa dell’elevata quantità di decorazioni e del noleggio di elementi che non sempre un catering possiede. Caratteristiche che lo rendono così unico, bello ed elegante.

Anche il costo del servizio cambia: per un pranzo o una cena con tavolo imperiale è necessario un numero maggiore di camerieri per accogliere più velocemente le richieste dei commensali e quindi evitare che tra un capo tavola e l’altro le portate arrivino in ritardo. Un corretto servizio, infatti, prevede che i camerieri inizino a servire sempre in parallelo dai due lati, per evitare di mettere in imbarazzo chi si ha di fronte, che potrebbe non avere la portata. E viceversa chi già è stato servito e non sa se iniziare ad assaggiare oppure no.

Per il tavolo imperiale è indispensabile scegliere una location con ampi spazi. In ogni caso è bene premunirsi di planimetria per scegliere il corretto posizionamento, per verificare che ci sia la metratura necessaria per il personale di sala e che i due capi tavola non si trovino a ridosso di muri o porte. Come ci si comporta normalmente per allestire una sala per eventi. Una buona idea è quella di prevederne due paralleli anziché uno singolo, così da avere più spazio e minori difficoltà nella gestione.

Per ottenere un perfetto risultato è necessario lavorare molto sugli allestimenti e le decorazioni. La larghezza del tavolo deve essere di almeno 110 centimetri e bisogna calcolare uno spazio di almeno 65 centimetri per ogni invitato. L’ingombro del centrotavola quindi non deve superare una larghezza di 35-40, bisogna infatti considerare lo spazio per la mise en place, ma pure per acqua e vini se non si decide di farli servire esclusivamente dal personale di sala.

Le decorazioni dovranno sempre essere perfettamente allineate e centrate, meglio scegliere candelabri o vasi molto alti oppure porta candele o altri oggetti molto bassi. La mezza misura è sconsigliata: ostacola la visuale e la conversazione. Cosa prevedere? Sicuramente un’ottima scelta sono fiori, candele, frutta, oggetti luminosi, tessuti. Tutto può ovviamente essere personalizzato su questi bellissimi tavoli, che non sempre richiedono di un tovagliato. L’ultima tendenza infatti è mantenere il tavolo in legno spoglio e appoggiarci solamente un runner centrale che accompagna il centrotavola per tutta la sua lunghezza.

Il tavolo ovviamente deve essere di un materiale nobile, mai rovinato né diviso, per questo è importante chiedere a chi si occupa di arredi per eventi che sicuramente saprà dove reperire quello adatto. Anche le sedie dovranno essere sempre ben allineate e il loro ingombro dovrà necessariamente rispettare lo spazio destinato all’invitato.  Per questi motivi per l’allestimento è bene affidarsi a chi organizza eventi e si occupa di allestimenti per eventi: oltre al buon gusto conoscono le regole della tavola, sia dal lato pratico che estetico.

In caso di tratti di un tavolo imperiale preparato per un matrimonio, il tableau de mariage non è funzionale. Si utilizzano le “escort card” in ordine alfabetico, meglio se numerate, che gli ospiti possono prendere e che corrispondono allo stesso nome presente sul cavaliere precedentemente sistemato al posto assegnato. Un’idea è quella di personalizzarle con un piccolo gadget (nei matrimoni possono sostituire addirittura la bomboniera) che gli invitati potranno tenere in ricordo della serata. Se non piacciono le “escort card”, si può optare per l’accompagnamento al loro posto da parte dei camerieri, ma bisogna prevederne del numero giusto. Anche in questo caso l’accoglienza è fondamentale.

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Team building: cos’è e come funziona

“Costruire la squadra” sarebbe la traduzione di quella che è ormai una prassi anche nelle grandi aziende italiane: di “team building” si parla da tempo, ma a volte si fa ancora confusione e non è ben chiaro a cosa ci si riferisca.

Quindi che cos’è il team building? Un momento dedicato ai dipendenti, con attività ludiche o formative che aiutano le persone a interagire e a migliorare il lavoro di gruppo, in azienda e non solo.

All’interno di una società è utile per creare – appunto – la squadra, un gruppo di lavoro che sia unito e collaborativo. Sentirsi un team migliora il rendimento e crea legami fra le persone, dà la possibilità di conoscersi e rispettarsi per migliorare i rapporti e la comunicazione. È utile anche per gestire lo stress (e affrontare rapidamente i problemi, riuscendo a risolverli) e il tempo, imparando a ottimizzarlo. Ecco a cosa serve il team building.

Quando prevederlo? Il consiglio è pensarlo e organizzarlo quando ci sono dei cambiamenti, anche negativi, in azienda. Il trasferimento della sede, un momento di difficoltà, nuove assunzioni, l’incremento del lavoro. È un’attività che può essere inserita anche all’interno di un evento aziendale o di un meeting; non importa quando né dove, ma è fondamentale coinvolgere i propri dipendenti almeno una volta all’anno con una di queste esperienze. Non esiste un luogo adatto: va bene anche la propria sede, oppure uno spazio all’aperto o un posto particolare fuori dai confini provinciali o nazionali. Può durare qualche ora oppure un fine settimana intero. Si può giocare, insomma, con i tempi e con gli spazi.

Come funziona il team building? Si pensa ad attività specifiche, studiate per la particolarità del caso, dell’occasione e dei partecipanti. È giusto farsi sempre seguire da un professionista (un coach) in grado di fornire le linee guida iniziali e di definire gli obiettivi, valutandone il raggiungimento. È possibile scegliere fra infinite possibilità, a seconda del tempo che si ha a disposizione e del budget: dalla classica caccia la tesoro, al disegno, da un progetto legato alla musica a un corso di cucina. In ogni caso è bene che ci sia un compito e che per eseguirlo si debba lavorare a coppie o in gruppo.

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Anniversario aziendale: perché è importante celebrarlo con un Evento

Esattamente come si fa per i compleanni, soprattutto per quelli a cifra tonda, gli anniversari vanno festeggiati.

È importante per un’azienda perché si sottolinea un traguardo raggiunto. E non importa se si celebra solo la prima decina di anni di attività. Che siano dieci o cinquanta, a maggior ragione se si raggiunge il secolo di vita, questo momento importante va condiviso e festeggiato con coloro che, a vario titolo, hanno vissuto l’azienda e che ne fanno parte. Quindi: dipendenti, clienti e collaboratori. Può diventare uno strumento valido per motivare chi s’impegna ogni giorno per la società, in più regala un senso di appartenenza ed è un importante momento di condivisione. Ed è utile per il marketing. Può infatti essere legato a uno specifico piano di comunicazione o a un’attività strategica. Molte volte in queste occasioni le aziende si rinnovano e danno il via a un nuovo inizio, presentando qualche prodotto o studio particolare che caratterizza l’intera celebrazione.

Di idee per organizzare un Anniversario Aziendale ce ne sono parecchie, ma bisogna prima distinguerlo dal classico Evento: quest’ultimo può essere pianificato come un appuntamento annuale, che può essere programmato con qualche mese d’anticipo. L’organizzazione per un Anniversario Aziendale è differente e bisogna dedicare molto più tempo. Anche perché bisogna studiare: per capire come organizzarlo bisogna partire dalla storia. È, infatti, un’occasione unica per parlare dell’azienda, di come è nata e delle sue evoluzioni, pertanto serve tempo per ripercorrere gli anni passati e raccontarli nel modo corretto e avvincente, visto che se ne parlerà prima e dopo l’Evento. Per sfruttare al meglio questa risonanza è indispensabile declinare il tema su tutti i materiali di comunicazione, online e offline, dalla carta intestata al sito, dai social media agli house organ. Bisogna pianificare un piano di comunicazione dedicato o addirittura una campagna nella quale l’evento sarà protagonista.

Anche per l’anniversario, la base è il budget: piccolo o grande che sia, una parte sarà utilizzato per il piano di comunicazione e l’altra per l’organizzazione. Se non è molto alto, è meglio scegliere poche attività, ma ben strutturate e sempre avendo in testa obiettivi ben precisi. Il principale è parlare e far parlare dell’azienda, quindi creare visibilità e coinvolgere dipendenti e collaboratori, farli sentire parte integrante della società. Dargli valore.

Se si ha a che fare con un anniversario importante (50 anni, ad esempio), bisogna pensare a una comunicazione dell’Evento che sia ben strutturata. Partendo molto prima con il “Save the date” si  permette agli ospiti, soprattutto a quelli esterni, di non prendere impegni per quel giorno. L’invito dovrà essere cartaceo, non solo digitale,  perché dà subito un’idea diversa e sottolinea che si tratta di un Evento istituzionale. I colori e il tema dovranno rispettare la brand identity. Se l’evento è aperto al pubblico, sarà necessario prevedere anche un comunicato stampa da inviare ai giornali e alle riviste di settore.

Fondamentale la scelta della location: la soluzione ideale è uno spazio completamente da arredare e allestire; bisognerà prevedere un palco per la presentazione, il service (in queste occasioni un video che racconta la storia dell’azienda è il modo migliore per essere diretti ed emozionare). Per la cena, meglio optare per la placèe, visto che si tratta di un’occasione importante. A chiudere l’Evento sarà il taglio di una torta personalizzata, a seguire musica e balli per tutti.

Non bisogna dimenticare i cadeaux: saranno un ricordo di quella giornata/serata. Meglio se è qualcosa che l’azienda produce o una pubblicazione elaborata per l’occasione.

Anche qui, proviamo a stupire.

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Quanto (e cosa) mi costa? Ecco come gestire il budget di un Evento aziendale

Non esistono limiti di spesa quando si parla dell'organizzazione di un Evento aziendale, ma i costi vanno pianificati precedentemente e suddivisi in categorie.

Molto dipende dalle scelte e dal livello che si vuole mantenere. Tanto incidono quelli per l’affitto delle location, il numero degli invitati e l’insieme delle attività che compongono il progetto. Si può prevedere, infatti, solo un aperitivo oppure una cena di gala, un intrattenimento “leggero” durante la cena o un vero spettacolo con artisti e professionisti sul palco. Ecco perché i costi per gli eventi aziendali variano di molto. Tutto cambia in base alle scelte.

Come organizzare un Evento aziendale? Si inizia sempre dal budget che un’azienda intende mettere a disposizione per questo tipo di attività. Difficilmente si può sforare.

Come gestirlo? Bisogna suddividerlo. Una buona idea è farlo in percentuali: si riesce così a dare un ordine per i servizi fondamentali, che sono la location, il catering, gli allestimenti, le decorazioni, l’intrattenimento, il service audio-luci e video. Ed ecco come suddividere il budget per un Evento aziendale: al luogo è meglio destinare un 10 per cento, 20 al catering (bisogna considerare anche dolci e open bar), 10 agli allestimenti e le decorazioni (contando anche gli arredi), 10 all’intrattenimento (dj-set, animazioni a tema), 15 al service (che significa audio, luci, video, ma anche l’allestimento di un palco). Non bisogna dimenticarsi le foto e i video (si “meritano” un 10%), oltre al personale addetto all’accoglienza (5%, almeno).

Rimane un 20 per cento da destinare agli inviti, alle stampe, ai gadget, ai trasporti e ai costi per l’organizzazione e il coordinamento. Ovviamente non è una regola fissa, ma può essere un utile schema di base dal quale partire: su quelle cifre percentuali si può lavorare per capire cosa può essere implementato e cosa addirittura eliminato o molto ridotto.

Errore da non fare: calcolare il budget a persona. Se troppo basso può creare problemi alla qualità dei servizi offerti, se troppo alto sarebbe uno spreco per l’azienda.

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Ecco come allestire l’azienda per il periodo di Natale

Trasformare l'azienda nel periodo delle feste è un modo per scandire il tempo e permettere di celebrare il Natale anche ai dipendenti, regalando un'atmosfera magica a chiunque varchi la soglia della nostra sede.

È il modo giusto per condividere stupore ed emozioni con chi lavora quotidianamente con noi, per chi arriva da fuori e impara, così, a conoscerci. E anche per stimolare la creatività degli impiegati, dei collaboratori, dei fornitori.

Si può creare qualcosa di molto scenografico e duraturo, senza esagerare, in modo sobrio ed elegante. E senza spendere una fortuna. Da Van Clair siamo abituati a gestire budget molto differenti, senza perdere in qualità. E poi si può sempre “pescare” dal magazzino: da noi infatti è possibile anche noleggiare allestimenti personalizzati. C’è molto scintillio fra cui perdersi: palle luminose, alberi, gadget e scenografie perfette per questo periodo dell’anno. Si può scegliere tra un allestimento tradizionale oppure qualcosa di diverso, che si può ulteriormente e completamente personalizzare, adattandolo a qualsiasi tipo di spazio. Che sia l’entrata esterna, un cortile interno, la sala riunioni o quella relax, un atrio importante o un piccolo corridoio, il tetto dell’azienda o il grande  parco. Il budget è importante, ma si può risparmiare noleggiando o optando per soluzioni che permettano di spendere meno in materiali, ad esempio utilizzando oggetti di recupero, da riciclare in modo originale. Ogni luogo può essere trasformato grazie a luci e colori.

Gli allestimenti natalizi per le aziende partono infatti da un elemento fondamentale: le luci. Devono essere parte integrante di ognuno degli addobbi che si decide di utilizzare, soprattutto dell’albero di Natale e degli elementi che pendono dal soffitto.

Importanti, come in molti aspetti del lavoro, sono i tempi: deve essere tutto pronto per le prime settimane di dicembre, per dare modo ai dipendenti di vivere lo spazio, ai clienti di fotografarlo, a noi di goderlo. In caso di allestimenti personalizzati lo studio delle installazioni va fatto entro il mese di settembre, per poter avere il tempo necessario per sopralluoghi, disegni, progetti. E realizzazione degli eventuali addobbi studiati ad hoc.

Gli allestimenti di Natale per le aziende devono essere assolutamente tolti al rientro, a gennaio. È molto importante, infatti, tornare al lavoro senza il pensiero di ciò che è accaduto il mese precedente, carichi per il nuovo anno che è già iniziato.

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