Come organizzare un evento di inaugurazione

Aprire un’attività in proprio è un  passo molto importante e impegnativo e chi decide di intraprendere questa strada, oltre a doversi occupare della creazione di un nuovo marchio e dello sviluppo effettivo della nuova società, deve anche pensare al giorno del taglio del nastro.

Inaugurare è importante e bisogna farlo al meglio: organizzare un Evento di inaugurazione carismatico e di forte impatto permetterà al pubblico di entrare immediatamente in contatto con l’azienda, creando un feeling particolare che potrebbe anche portare a una affiliazione. Anche quel giorno si creano le giuste prospettive che potrebbero portare gli invitati, o gli amici grazie al passaparola, a rivolgersi a quella attività in futuro.

È sempre meglio affidarsi a un’agenzia di organizzazione eventi. Ci sono regole precise anche su come organizzare il giusto Evento di inaugurazione. Il primo passo è identificare il momento giusto per questo tipo di giornata: l’inaugurazione sarà la prima impressione che il pubblico avrà dell’azienda, quindi presentarsi con gli scaffali vuoti o mostrare delle zone non illuminate nel modo giusto non aiuterà di certo a ottenere un feedback positivo dal pubblico. Bisogna quindi fissare la data quando si ha la certezza che tutto sia in ordine. Il consiglio è prevedere l’inaugurazione una o addirittura due settimane dopo l’apertura effettiva di un eventuale negozio o showroom, così da avere già un piccolo gruppo di clienti al quale rivolgersi ed essere più preparati, perché la logistica sarà già stata, in parte, testata.

Uno dei passaggi più importanti in fase di organizzazione di questo tipo di Evento è la definizione del target di riferimento: deve essere chiaro e giusto per la tipologia di attività che si sta per aprire. Qualche esempio: se si inaugura un centro acconciature, il target sarà prettamente femminile, al contrario un negozio di videogiochi sarà generalmente rivolto a un pubblico giovane e di giovanissimi che amano la tecnologia. Anche grazie alla valutazione del target di riferimento sarà possibile scegliere la data e l’ora più adatta per la festa di apertura, solo così potranno partecipare in tanti. Dopo aver definito il pubblico di riferimento, bisogna pensare al budget che si è disposti a spendere per l’Evento: se sarà troppo basso o troppo alto, questo potrebbe influire negativamente sul futuro dell’azienda. È davvero importante valutare quale sia il livello giusto.

Scelto il giorno, identificato il pubblico e deciso il budget, bisogna pensare alla pubblicità e alla distribuzione degli inviti. Anche qui, qualche esempio: se si sta per aprire un negozio di abbigliamento a basso costo e piccoli prezzi si può optare esclusivamente per la distribuzione di volantini nelle zone più frequentate della città, sempre comunicando tutte le informazioni sul luogo (l’indirizzo) e con uno slogan in grado di identificare la mission dell’azienda. Un flyer (volantino) vago e poco chiaro non sarà molto efficace e probabilmente verrà cestinato.

Dopo aver stabilito questi punti, si passa all’organizzazione effettiva dell’Evento: è sempre meglio invitare gli ospiti direttamente all’interno dell’eventuale negozio, ma è possibile solo se è abbastanza spazioso perché a nessuno piace stare in un ambiente affollato nel quale non ci si può muovere. Se, quindi, la capienza è minima, bisognerà scegliere un luogo più adatto all’occasione, ma che non sia al contrario troppo grande e dispersivo. La seconda fase è quella degli allestimenti: se l’inaugurazione si svolge in un interno è importante prevedere dei posti a sedere negli angoli non di passaggio e, se gli spazi lo consentono, allestire un dehors di fronte all’ingresso o nel cortile sul retro (se c’è).

Si deve pensare anche al tipo di intrattenimento che si vuole proporre: un classico accompagnamento musicale, ad esempio, va sempre bene, ma è importante che sia giusto per il target di riferimento, che si deve tenere sempre presente. Se si sta per aprire una boutique di lusso, quindi, sarà da evitare un servizio luci da discoteca e una musica non adatta al contesto, sarà più giusto prevedere invece una sinfonia di sottofondo che crei un’atmosfera più raffinata.

Giusto pensare, poi, al servizio catering, che deve essere sempre in linea con il target e il tipo di negozio o di azienda. Quindi nessun tipo di alcolico se il pubblico potrebbe essere composto principalmente da ragazzi molto giovani, attenzione a servire cibo poco raffinato in un ambiente elegante. Bisogna prevedere un fotografo che immortali ogni momento dell’Evento; questi scatti verranno poi pubblicati sulle pagine social dell’azienda. Bisogna prevedere anche un minimo di staff per seguire gli ospiti durante tutto l’Evento: dovrà fornire il giusto supporto e stare attento alle esigenze degli ospiti.

L’Evento di inaugurazione piacerà se il pubblico si sentirà incentivato a partecipare: per fare in modo che questo accada, è un’idea proporre dei gadget o dei regali da consegnare a chi parteciperà alla festa.

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