Come comunicare un evento, Se non se ne parla, è come se non ci fosse stato.

Ci sono alcuni Eventi che è meglio rimangano privati, interni all’azienda, come il party di Natale, quello di saluto prima della pausa estiva oppure le feste organizzate per i bimbi dei dipendenti (di cui abbiamo parlato nei mesi scorsi). Ma alcuni Eventi aziendali devono essere comunicati all’esterno, appunto perché sono occasioni per far parlare di sé (come realtà, come novità, come azienda leader di un determinato settore o magari per la presentazione di un prodotto o novità), sicuramente in modo positivo.

Bisogna arrivare alla stampa. Come si fa? Non è semplice presentarsi nel modo giusto, ed è meglio sempre affidarsi a un professionista del settore, ma c’è un canale preciso per farlo e sono i comunicati stampa. Ci sono poche regole e vanno rispettate tutte per fare in modo che un giornalista prenda in seria considerazione la notizia e che non venga relegata nel colonnino delle brevi (se merita). Le regole sono: i tempi, la chiarezza, la completezza e la possibilità di ricontattare l’azienda velocemente, per eventuali approfondimenti.

Il comunicato stampa va inviato molti giorni prima, con tutte le indicazioni giuste. E va poi rinviato pochi giorni prima, per ricordarlo e per rimarcarne l’importanza. Non conta tanto l’Evento in sé, ma la notizia che questo “nasconde”: il lancio di un nuovo marchio, l’apertura di un punto vendita, la presentazione di un prodotto, un cambio al vertice, l’ampliamento della sede, numeri molto positivi in borsa o per quanto riguarda le vendite, acquisizioni, cessioni. L’anniversario è sempre una grande occasione per uscire sui giornali, sui siti web di notizie, sui blog: è un pretesto per ricordare quanta strada è stata segnata e cosa ci si deve aspettare dalla società nel futuro.

La notizia va esplicitata nel comunicato stampa, che poi può essere arricchito con l’indicazione dell’Evento che viene organizzato (con luogo, orari, specifiche) e con altri approfondimenti sulla società e su ciò che ha realizzato dalla fondazione a oggi. Nel caso dell’anniversario questa parte del comunicato è molto importante e sarebbe utile ricordare anche i prodotti o settori di punta.

Non possono mancare le foto: devono sempre essere inviate con una definizione giusta, senza esagerare in nessuno dei due sensi (né troppo sgranata, né da troppi giga) e con tagli diversi, sia orizzontali che verticali. Meglio evitare il bianco e nero, almeno che non si tratti di vere foto d’epoca. In fondo al comunicato stampa bisogna sempre indicare un numero di telefono (meglio un numero di cellulare) da contattare nel caso il giornalista abbia bisogno di un approfondimento o di chiedere qualche notizia in più. Se si ha a che fare con la televisione, bisogna rendersi disponibile anche a interviste video oppure avere del girato pronto da inviare alla testata in caso di richieste particolari. Per il web è meglio essere precisi e puntuali, senza dilungarsi.