Consigli per selezionare il fornitore perfetto: È bene sottolinearlo: il giusto fornitore può davvero fare la differenza. Che si tratti di servizio catering, fioristi, service audio o luci la scelta è fondamentale per la buona riuscita di un Evento, sia aziendale che privato. Per questo bisogna sceglierli con attenzione, confrontarli e, ogni tanto, provare a cambiare.

È probabile che un’azienda o un organizzatore di Eventi si affidi sempre alla stessa cerchia di collaboratori ma è una buona idea variare, provare a inserire persone differenti nel team e vedere come va: un nuovo partner, soprattutto in questi campi così creativi, può portare innovazione, visibilità, nuove opportunità. E poi è bene proporre ai clienti sempre qualcosa di innovativo che, magari, i fornitori standard non prenderebbero in considerazione. L’aspettativa per l’Evento deve rimanere invariata, ma gli ingredienti possono cambiare.

Non è facile scegliere un nuovo fornitore. La selezione va fatta sempre con la stessa cura e attenzione. Gli aspetti importanti da testare sono:

1. La puntualità: essere puntuali significa anche rispettare l’organizzazione di un Evento, la sua scaletta. Si testa già in fase di sopralluogo o semplicemente con la richiesta di un preventivo entro una certa scadenza.

2. La cura del dettaglio: quando si organizza un Evento nulla deve passare inosservato, l’attenzione agli aspetti anche minimi è fondamentale. Già in fase di presentazione il fornitore può far capire se ci fa caso, magari durante la spiegazione di un menù o mentre illustra i complementi d’arredo che ha a disposizione.

3. Il portfolio: sicuramente l’elenco delle realizzazioni, corredato di immagini di ciò che è stato fatto con il dettaglio dei clienti e delle richieste, può aiutare a comprendere il target di riferimento e quindi valutare se quel partner può essere in linea con le proprie esigenze.

4. Le recensioni: le esperienze degli altri contano parecchio ed esistono molti portali in cui è possibile trovare recensioni attendibili e che siano utili alla selezione.

5. Il prezzo: un preventivo troppo basso non è sempre così vantaggioso come sembra, la qualità del servizio molte volte costa molto più del materiale che si sta acquistando. Di contro un prezzo troppo alto può metterci in difficoltà. È sempre bene rispettare il budget che si ha a disposizione.

6. La disponibilità: è indispensabile per far fronte alle esigenze dell’ultimo minuto, al cambio di programma o alle prove del giorno prima, quelle fondamentali.

7. L’affidabilità: ogni Evento è un progetto che nasce e si sviluppa velocemente, un collaboratore affidabile non deve essere per forza gestito passo passo ma può intervenire su un imprevisto autonomamente per il bene dell’Evento. Lui sa come lavoriamo e cosa ci aspettiamo da lui e quindi potersi fidare è un plus davvero importante.

In generale è bene testare i futuri collaboratori a partire dal primo contatto telefonico perché queste 7 caratteristiche si possono constatare già in fase di preventivo. È comunque utile fare una piccola prova, ad esempio assaggiare i prodotti di un pasticcere, presenziare durante un servizio luci, incontrarsi più di una volta prima di affidare un nuovo progetto.