Una delle prime scelte da compiere nei vari step che precedono la realizzazione di un evento è la selezione della location: che si tratti di un evento aziendale o una festa privata, è bene considerare diversi fattori prima di confermare il luogo selezionato.
Per la progettazione di un evento, affinché tutto sia definito nei minimi dettagli, bisogna concentrarsi sul posto che ospiterà gli invitati: ville, castelli, relais o spazi industriali. Molte sono le soluzioni, ma come si può trovare quella giusta? Ogni evento è a sé, ha un proprio stile, delle linee guida, certe caratteristiche che lo rendono unico nel suo insieme. Ecco perché è importante, in base alla tipologia, scegliere la location che rispecchia maggiormente le sue caratteristiche. Ecco allora alcuni punti fondamentali da seguire prima di prendere una decisione finale riguardo il proprio evento:
- Dimensioni della location
Prima di partire con la ricerca della location ideale, bisogna focalizzarsi su un aspetto fondamentale, ovvero il numero degli ospiti: è solo dopo averli individuati, infatti, che si potrà capire la grandezza necessaria della location. Una soluzione troppo piccola potrebbe non essere sufficiente, così come un ambiente eccessivamente grande risulterebbe non adeguato. Bisogna perciò trovare il giusto equilibrio, che faccia sentire gli ospiti accolti e a proprio agio.
- Tipologia di location in base al tema dell’evento
Trovata una location che possa ospitare tutti gli invitati, bisogna valutare un altro aspetto, ovvero il tema dell’evento. La struttura che accoglierà i partecipanti, infatti, deve avere come base un aspetto fondamentale: rispecchiare l’essenza di un evento. Che sia uno workshop, una cena di gala o un compleanno, è necessario che la location esprima la realtà dell’evento stesso, il tema principale che si intende seguire. Attenzione, però, a tenere sempre presente un elemento correlato e da non sottovalutare, ovvero un piano B: la location potrà essere della giusta grandezza, rispecchiare il tema dell’evento ma bisogna accertarsi che abbia tutte le caratteristiche necessarie per proporre una soluzione alternativa, nel caso in cui fosse necessario. Bisogna assicurarsi quindi che sia gli spazi esterni sia quelli interni possano ospitare gli invitati, che il rinfresco possa essere fatto in più sale, o che ci sia un’alternativa nel caso in cui fosse richiesto, per motivi metereologici o di altro tipo.
- Distanza dal punto di partenza degli ospiti
Non si può pensare a una location senza prima tenere in considerazione la posizione geografica. Ecco allora che, valutato il luogo di partenza e la distanza che si vuole mantenere, bisogna tracciare una linea sulla lontananza tra i due punti. Trovarne una troppo distante, infatti, potrebbe essere problematico per gli ospiti, considerando anche il mezzo di trasporto usato dagli ospiti per raggiungere il luogo dell’evento. Non bisogna perciò dimenticarsi della viabilità, studiando i tragitti migliori per permettere agli invitati di raggiungere la location senza difficoltà.
Questi sono solo i primi step da prendere in considerazione per far sì che un evento funzioni: la location è il punto cardine dell’evento, è il luogo dal quale partirà tutto, ecco perché non bisogna assolutamente sbagliare scelta. Van Clair offre, tra i vari servizi, la ricerca della location giusta: se sei interessato a trovare il posto perfetto per il tuo evento, visita il nostro sito per maggiori informazioni.
