Rendere meno noiosa una riunione online: Siamo ormai abituati allo smart working, alle riunioni virtuali, agli appuntamenti dati su Zoom, su Facetime, su Teams, su una qualsiasi delle piattaforme che abbiamo imparato a usare quotidianamente. Le regole dell’emergenza sanitaria sono queste: incontrarsi fisicamente il meno possibile, mantenere le distanze, cercare di non creare assembramenti. Nemmeno in ufficio, nemmeno sul lavoro.
È importante in questo periodo, più che in altri, riuscire a mantenere comunque alto l’umore dei dipendenti e dei partner in azienda, perché questa impossibilità di vedersi limita anche l’empatia. È fondamentale, invece, non far perdere il senso di squadra e coinvolgere in modo attivo tutti i collaboratori in nuovi progetti.
Per questo bisogna comunque incontrarsi. Anche se solo durante una riunione virtuale. Organizzare un evento digitale non è semplice: ci si può ritrovare di fronte a persone che nel frattempo fanno altro, come rispondere alle e-mail o ai messaggi, guardare i social o addirittura occuparsi delle faccende domestiche. Perché comunque sono a casa, non in un luogo “ufficiale” di lavoro e non è facile gestire questa situazione. Bisogna comunque riuscire a far rimanere il pubblico concentrato e coinvolto. Ecco quattro metodi per riuscirci:
- Stabilire un tempo limite e “stare bassi”: a differenza dei classici incontri, quello virtuale deve avere una durata minore. Ci si riesce perché occorre meno tempo rispetto agli incontri dal vivo per fare formazione, presentare un prodotto, portare a termine un team building.
- Assicurarsi che tutte le webcam siano attive: non bisogna dare la possibilità al pubblico di nascondersi.
- Coinvolgere ponendo domande, creando interazioni. Serve un continuo e costante confronto con e fra i partecipanti. Per riuscirci si può, ad esempio, lanciare un sondaggio, proporre dei test, inserire una chat per domande e risposte.
- Curare il tono di voce: durante un evento classico si ha la possibilità di guardare le persone negli occhi, utilizzare il corpo e sfruttare i movimenti per rafforzare l’empatia e la comunicazione. Online si può puntare solo sulla voce. Sarà quindi necessario mantenere un tono costante, coinvolgente ed è importante semplificare quanto più possibile il discorso, utilizzando meno parole.
