Evento aziendale: come comunicarlo correttamente in azienda e fuori

Per ogni momento che conta la comunicazione è importante. Ma per gli Eventi Aziendali è anche una buona opportunità: un’occasione per trasmettere un messaggio ben preciso!

Sia internamente sia all’esterno, per farsi conoscere e riconoscere maggiormente. In più, l’Evento crea aspettativa e condivisione fra i dipendenti e allo stesso tempo è un modo per far parlare dell’azienda.

Ogni Evento dovrebbe avere un piccolo o grande piano di comunicazione dedicato. A seconda delle occasioni, si potrà scegliere di comunicare ai soli invitati o anche esternamente, come ad esempio ai media, alle istituzioni o ai clienti e al pubblico in generale. Per farlo è indispensabile partire da un’idea creativa, da uno stile preciso da mantenere e che solitamente cambia a seconda del tema dell’Evento o dall’occasione specifica che si sta organizzando. In questi casi affidarsi a un esperto grafico è necessario, come anche a chi in azienda si occupa di relazioni esterne o all’ufficio stampa. Oppure all’agenzia di organizzazione eventi che ha al suo interno entrambe le figure.

Il primo passo è sempre l’invito. Definirne il formato è importante fin da subito e per farlo basta pensare a come vogliamo che si venga a sapere del nostro Evento aziendale: per posta, a mano, per e-mail o tramite mobile? Se vogliamo utilizzare tutti questi mezzi a tempo si potrà pensare a due formati diversi, uno per il cartaceo e uno per la versione digitale.

L’invito deve essere preceduto dal “save the date”, solitamente non cartaceo, per anticipare agli invitati il giorno e quindi di non prendere impegni per quella data anche senza svelare cosa succederà nello specifico. A seconda della tipologia dell’evento e del periodo in cui avviene, sarà utile inviarlo molto tempo prima, a volte meglio tre o quattro mesi. L’invito, invece, almeno un mese prima. Se pensiamo però ai media o vip, meglio anticipare ancora di qualche settimana.

Per le comunicazioni interne, a dipendenti e collaboratori, ci sono varie modalità che si possono utilizzare: l’affissione di una locandina in bacheca, la distribuzione a mano, l’invio per e-mail, un semplice e informale sms, l’allegato in busta paga, l’inserimento negli schermi nelle aree comuni.

Se si vuole comunicarlo esternamente, bisogna sempre differenziare: la modalità dipende dal destinatario dell’invito. Nel caso di un anniversario aziendale, ad esempio, se ci si rivolge ai media l’invito non basta: si dovrà preparare una cartella stampa, con l’invito all’evento certo, ma anche con le informazioni sull’azienda e sugli eventuali ospiti. Se gli ospiti sono i clienti, oltre all’invito potrebbe essere utile pensare all’invio di una newsletter, all’inserimento di un pop-up sul sito o alla creazione di una landing page dove accreditarsi per partecipare. Magari con un video creato appositamente, che risulta sempre funzionale e immediato. In generale è sempre meglio affidarsi a professionisti per ottenere una comunicazione il più possibile dedicata e corretta.

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