Come convincere un’azienda a sponsorizzare il nostro Evento

Per Eventi importanti e che richiedono un budget elevato ci si può far aiutare. Senza sentirsi in difetto, anzi salendo di un gradino: la maggior parte dei grandi eventi per essere realizzabile necessita di contributi economici esterni, i famosi sponsor.

Uno sponsor aiuta a rendere quel tipo di manifestazione davvero unica, senza dover rinunciare a niente e con un ritorno d’immagine notevole per chi investe.

La sponsorizzazione di un Evento è semplicemente un accordo economico attraverso il quale una società, in cambio di soldi o prodotti, riceve visibilità. Il primo passo, sia per un organizzatore di eventi che per un’azienda, è identificare i potenziali sponsor analizzando il target di riferimento. Quindi riflettendo sul tipo di evento organizzato, sul suo potenziale pubblico, sui contenuti.

Una volta individuati i potenziali sponsor, si presenta una proposta. Cioè un documento dove si spiega in maniera esaustiva il potenziale dell’evento che si sta per organizzare.

Cosa bisogna comunicare? Indispensabili: la descrizione dell’evento, il target di riferimento, la descrizione dei contenuti che verranno trattati in quella giornata, con la bozza del programma. Indicazioni su location, data e eventuali altre informazioni utili che si hanno già. Informazioni su persone che si intendono invitare, quindi presidenti di varie istituzioni, media, celebrità. Qualche dato preciso sul piano marketing e sull’area espositiva dove lo sponsor sarà visibile, suggerendo in quale modo potrà proporsi. Nel caso, ad esempio, di una concessionaria di auto, si potrebbero utilizzare le vetture per gli spostamenti e i transfert e non solo parcheggiarle su un prato. Nel documento meglio inserire anche le opzioni e le personalizzazioni possibili. Una strategia può essere quella di offrire una serie di format innovativi, diversi dalla classica esposizione con uno stand oppure un desk all’ingresso per la distribuzione di materiale informativo. Qualche esempio: spot video (anche con interviste) degli sponsor presenti, pubblicità sui canali social, stand virtuale da inserire sul sito.

Si tratta, a tutti gli effetti, di vendere l’Evento come fosse un prodotto. Per questo la presentazione deve essere preparata appositamente, fornendo quante più informazioni possibili. Volendo anche attraverso contenuti multimediali. È importante sottolineare quanta visibilità potrà ottenere lo sponsor e in che modo si garantisce questo risultato. Bisogna indicare i benefici e perché l’azienda non deve perdere quella occasione. Per questi motivi è indispensabile mettersi nei panni dello sponsor, quindi pensare all’evento in modo diverso, imparando a osservare i dettagli come se qualcuno dovesse giudicarne il valore, soltanto dal punto di vista della convenienza. Quanto gli conviene partecipare? Rispondiamo bene.

L’evento deve servire allo sponsor per ottenere visibilità, per vendere il suo prodotto, per acquisire nuovi contatti o potenziali clienti.

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