Non esistono limiti di spesa quando si parla dell’organizzazione di un Evento aziendale, ma i costi vanno pianificati precedentemente e suddivisi in categorie.
Molto dipende dalle scelte e dal livello che si vuole mantenere. Tanto incidono quelli per l’affitto delle location, il numero degli invitati e l’insieme delle attività che compongono il progetto. Si può prevedere, infatti, solo un aperitivo oppure una cena di gala, un intrattenimento “leggero” durante la cena o un vero spettacolo con artisti e professionisti sul palco. Ecco perché i costi per gli eventi aziendali variano di molto. Tutto cambia in base alle scelte.
Come organizzare un Evento aziendale? Si inizia sempre dal budget che un’azienda intende mettere a disposizione per questo tipo di attività. Difficilmente si può sforare.
Come gestirlo? Bisogna suddividerlo. Una buona idea è farlo in percentuali: si riesce così a dare un ordine per i servizi fondamentali, che sono la location, il catering, gli allestimenti, le decorazioni, l’intrattenimento, il service audio-luci e video. Ed ecco come suddividere il budget per un Evento aziendale: al luogo è meglio destinare un 10 per cento, 20 al catering (bisogna considerare anche dolci e open bar), 10 agli allestimenti e le decorazioni (contando anche gli arredi), 10 all’intrattenimento (dj-set, animazioni a tema), 15 al service (che significa audio, luci, video, ma anche l’allestimento di un palco). Non bisogna dimenticarsi le foto e i video (si “meritano” un 10%), oltre al personale addetto all’accoglienza (5%, almeno).
Rimane un 20 per cento da destinare agli inviti, alle stampe, ai gadget, ai trasporti e ai costi per l’organizzazione e il coordinamento. Ovviamente non è una regola fissa, ma può essere un utile schema di base dal quale partire: su quelle cifre percentuali si può lavorare per capire cosa può essere implementato e cosa addirittura eliminato o molto ridotto.
Errore da non fare: calcolare il budget a persona. Se troppo basso può creare problemi alla qualità dei servizi offerti, se troppo alto sarebbe uno spreco per l’azienda.
