Creare una check list per l’evento perfetto: vi siete mai chiesti come fanno i professionisti che lavorano negli eventi a non dimenticarsi nulla?
Oggi vi sveliamo il nostro segreto.
Un event planner sa che in fase di progettazione è molto importante partire da un’idea di budget totale per poter capire come destinare più o meno denaro ai vari servizi da proporre. Una volta stabiliti location e organizzazione generale, sarà poi utile creare e avere sempre a portata di click una check list per evitare di arrivare impreparati. Questa lista aiuterà a gestire in maniera più ottimale il controllo finale prima dell’evento.
Un buon modo per iniziare a crearla è partire dal programma, percorrere momento per momento l’evento e pensare a cosa può essere utile, considerando anche gli eventuali imprevisti.
Per esempio, se si sta organizzando un evento corporate, una check list ideale potrebbe essere:
- definire la lista invitati o perlomeno il numero degli ospiti
- controllare i trasporti andata/ritorno dei bus o navette
- verificare servizi offerti dalla location (pulizie comprese), eventuali addetti al presidio, parcheggiatori e se non inclusi prevederli
- verificare con il servizio catering i dettagli della cena
- organizzare una prova audio, video e luci
- organizzare un brief con hostess e steward
- stampare il materiale di comunicazione utile all’evento, dalla segnaletica ai menù
- ordinare/predisporre la cancelleria, cartelline per hostess, badge, radio
- ripassare il programma dell’evento
- ricontattare tutti i fornitori per un check generale
- ritirare eventuali premi e materiale presso l’azienda
- controllare il meteo
Creare una check list per l’evento perfetto, questo è solo un esempio, ma tenere una lista può aiutare a non dimenticarsi di nulla e ad evitare rimedi dell’ultimo momento.
