Non esiste un Evento senza inviti. E non esistono inviti senza le informazioni giuste e corrette sull’evento stesso.

Spesso si pensa a come organizzare un Evento e si stila un elenco delle “cose da fare”. Ma la prima vera lista da avere bene in mente (e su carta) è quella degli invitati. Infatti loro sono i primi che dovranno per forza ricevere i dettagli che contano per la data nella quale gli chiediamo di tenersi liberi.

Gli inviti sono uno degli aspetti da non dimenticare e da curare con attenzione, soprattutto perché si ha a che fare con i dati personali degli ospiti. Che vanno trattati in un certo modo. Insomma: non bisogna sottovalutare le scelte e avere ben presenti le giuste modalità. Anche per l’archiviazione di quegli indirizzi.

IL SAVE THE DATE
Il primo invito da inoltrare quando si deve organizzare un Evento è il “save the date”, ovvero il “segnati la data”. Questo primo invito non deve contenere molte informazioni se non quelle fondamentali. Che sono data, luogo, tema, i contatti per ulteriori informazioni o domande specifiche.

L’INVITO UFFICIALE
Il secondo invito, che parte almeno un mese dopo, è quello più importante. In questa fase bisogna fornire tutti i dettagli per poter valutare la partecipazione all’evento, che sia aziendale o una cerimonia. Quindi sono fondamentali la data e gli orari, il luogo (con eventuali indicazioni stradali), la descrizione dell’evento stesso (con il programma), il dress-code, aggiunte su ospiti speciali o premiazioni.

Parliamo della carta: a volte si può evitare. E questa è una scelta che, per quanto riguarda gli inviti, ultimamente è la più percorsa perché vincente in termini di sostenibilità e attenzione all’ambiente.
L’invito, quindi, si spedisce via mail ma ci sono regole anche in questo caso. Non si invia di notte ma in orari consoni, si devono rispettare le regole fondamentali dell’email marketing (oggetto accattivante, contenuti chiari, impostazione compatibile con qualsiasi dispositivo, perché spesso si aprono dallo smartphone). Ha molto senso, e non solo per la salvaguardia del pianeta, in caso di organizzazione di eventi corporate, quando gli invitati quindi non sono i parenti ma colleghi e partner con cui normalmente si comunica via mail.

Se si sceglie la spedizione tradizionale bisogna fare attenzione alla carta e alla busta: l’invito non si deve rovinare; in questo caso è meglio prevenire e spedire con largo anticipo, per evitare mancate consegne o ritardi non recuperabili. E magari affidarsi a spedizionieri esperti.

DA NON TRASCURARE
Quando si pensa a come fare gli inviti per un Evento, bisogna fare attenzione a un aspetto che spesso viene trascurato: il trattamento dei dati personali. Che vanno protetti seguendo il GDPR, General Data Protection Regulation, la normativa europea del 2016, entrata in vigore nel 2018, che impone anche regole per il trattamento dei dati riconducibili alla persona. Cosa bisogna fare? Ad esempio utilizzarli solo per la finalità per cui vengono chiesti, evitarne la diffusione, archiviarli in maniera sicura.