I 7 errori da non fare quando si organizza un Evento

Sembra facile, ma non lo è: organizzare un Evento, ancora di più se aziendale, è un’attività impegnativa e complicata. Non è una missione impossibile se si hanno esperienza, metodo, dedizione e attenzione ai dettagli.

Le agenzie di organizzazione Eventi sanno come muoversi e i professionisti sanno che questi sono i 7 errori da non commettere.

  1. Non avere obiettivi. Per organizzare questo tipo di Eventi è necessaria una continua comunicazione con il cliente, utile per capire quale sia lo scopo e il motivo per il quale si è deciso di procedere. Seguire le linee guida fornite dal cliente è importante, ancora più importante è porsi degli obiettivi, per non deluderlo.
  2. Non fissare un budget. È fondamentale per essere sicuri di rispettarlo. Bisogna cercare di non superarlo né gestirlo male, concentrando magari troppe risorse per elementi di contorno, trascurando invece gli aspetti importanti. Bisogna adattare il budget all’Evento che si ha in mente, analizzandolo preventivamente.
  3. Non effettuare il sopralluogo. Porterebbe gravi conseguenze nell’organizzazione di un Evento, perché non si avrà una chiara idea della planimetria del luogo scelto, con conseguenti problemi con l’allestimento e la definizione degli spazi riservati agli ospiti, al catering e allo staff, al parcheggio e all’eventuale palco. Inoltre, sarà impossibile gestire gli imprevisti (la pioggia, ad esempio) e aiutare i tecnici con gli impianti.
  4. Sottovalutare la sicurezza. È importante durante ogni Evento. Bisogna seguire le corrette norme antincendio, possedere la giusta attrezzatura. In più, bisogna considerare l’eventualità che una persona si senta male o che non si comporti nella maniera appropriata; sarà necessario risolvere la situazione, in entrambi i casi. Sicurezza ma anche security: una di qualità è in grado di gestire al meglio i flussi di persone, mantenendo l’ordine e controllando che gli ospiti siano effettivamente quelli previsti.
  5. Non avere un piano di emergenza. Quando si organizza un Evento si deve sempre prendere in considerazione qualsiasi evenienza, valutando ogni fattore che può metterlo a rischio. Se si prevede un buffet nel giardino in caso di pioggia, ad esempio, bisogna sempre avere un piano B.
  6. Non calcolare con cura le tempistiche. In fase di organizzazione bisogna sempre imporsi un calendario, per suddividere il lavoro in sezioni e portarle a termine entro una certa data. Il rischio, se non si dovesse fare, è quello di dedicare più tempo del previsto al completamento di alcune fasi, lasciandone troppo poco per altre. Un’organizzazione frettolosa rischierebbe di rovinare tutto il lavoro svolto.
  7. Non curare la comunicazione. Soprattutto quella fra chi si occupa dell’Evento. È importante riferire tutte le informazioni su dove e come muoversi. Ci deve essere sintonia fra chi gestisce i vari aspetti, aggiornando sempre tutti su eventuali problemi o cambiamenti. Potrebbe essere utile fornire un programma con i tempi corretti previsti durante l’Evento (il servizio, la musica, l’accensione o spegnimento delle luci).

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