Il mio Evento è andato bene? Una serata o un appuntamento di team building non finiscono quando l’ultimo invitato chiude la porta. Chi organizza Eventi sa che il lavoro continua anche nei momenti, nei giorni e nei mesi successivi.

È quando tutto è finito che iniziano gli studi rivolti a valutare ogni aspetto relativo all’Evento, per capire ciò che si è fatto bene e ciò che bisogna modificare. È molto importante questo tipo di valutazione, innanzitutto per conoscere eventuali commenti degli invitati, per capire i punti di forza su cui puntare in futuro. Ragionare dopo che le luci si sono spente fa la differenza tra un approccio approssimativo e quello professionale.

Questo percorso in realtà inizia già in fase di programmazione con la definizione degli obiettivi e del target di riferimento. Sono questi gli aspetti che, una volta terminato l’Evento, vanno ripresi e valutati. Bisogna porsi delle domande: gli obiettivi sono stati rispettati? Le persone che hanno partecipato al mio Evento rispecchiano il mio target ideale?

Ci sono poi esempi specifici: se si sta organizzando un Evento con lo scopo di vendere un determinato prodotto, si dovranno valutare le effettive vendite; il numero delle persone che hanno partecipato è solo indicativo se quello non è l’obiettivo primario. Se si sono riempiti tutti gli spazi ma le vendite sono misere non si può essere soddisfatti dei risultati. Non bisogna soltanto chiedersi se un obiettivo è stato raggiunto o no: bisogna capire quanto si è andati vicini al risultato e cosa non ha funzionato, così da poter applicare modifiche mirate.

Non valgono solo i dati oggettivi. Bisogna anche considerare le sensazioni. Se, per tornare all’esempio precedente, durante la giornata si è notata una particolare soddisfazione e se ci sono state molte interazioni allora le poche vendite possono essere anche a causa di fattori esterni all’Evento stesso (un prezzo troppo alto, una particolare caratteristica non convincente). È importante valutare anche l’impatto sulle persone: erano felici? Erano soddisfatte?

Per questo aspetto, sulla valutazione quindi del successo di uno specifico Evento, può essere utile rileggere il post sull’importanza del feedback. Uno degli strumenti più interessanti è sicuramente il questionario anonimo, da consegnare chiedendo di indicare il grado di apprezzamento sui servizi e attività proposti.

Dopo un Evento, bisogna valutare anche i fattori esterni prendendo in considerazione l’azienda per la quale è stato organizzato, chiedendosi se c’è un ritorno di immagine, se le persone ne potrebbero parlare bene. Si possono inserire nella valutazione le visualizzazioni del sito e il tempo di permanenza sulle varie pagine web. Anche i social network possono svolgere un ruolo importante: se l’Evento è stato promosso con una specifica campagna social, e se è stato creato un hashtag di riferimento, con una semplice ricerca si potranno vedere le interazioni, le foto, i post pubblicati, controllare se chi ha cliccato su “parteciperò”  poi ha effettivamente partecipato.

Prevedere diversi metodi di valutazione rende le conclusioni più esaustive e permette di avere un quadro abbastanza completo sui fattori positivi e negativi.