La giusta location: come riconoscerla e quali sono le caratteristiche che deve avere

Abbiamo già parlato di valore in ambito di organizzazione eventi e spiegato che non si tratta di un mero aspetto economico. Il valore è dato da altri fattori, anche quello umano, che spesso vengono dati per scontati, superflui. E invece “arricchiscono”.

Si può parlare di valore anche quando ci si riferisce a una location e pure in questo caso ci sono caratteristiche da tener presenti che lo fanno “salire” o “scendere”. Di luoghi ideali da selezionare per l’organizzazione ce ne sono davvero di tutti i tipi: in Italia sempre più spesso si tratta di cascine, ville, dimore storiche che i proprietari decidono di proporre anche come spazio per eventi; ovviamente non è così semplice entrare nel mercato né stabilire i prezzi.

Ma partiamo dall’inizio: come scegliere uno spazio per gli Eventi? Chi li organizza per lavoro e ha una professionalità ben definita nel settore ha, ovviamente, un’esperienza che permette di capire subito se quello spazio, se quel luogo è ideale, indicato oppure assolutamente no. Il sopralluogo è, comunque, sempre il primo passo per capirlo. E quando si fa bisogna tener presenti sia la posizione che l’accessibilità (intendendo anche quella per i fornitori, oltre che per gli ospiti e i disabili), poi le difficoltà che si incontreranno durante l’organizzazione della parte logistica (quindi se, ad esempio, è facile spostare le attrezzature, se ci sono scale, se c’è lo spazio per il back office).

Fondamentale, prima del sopralluogo, è avere già in mente a grandi linee come sarà l’evento per riuscire a capire se la tipologia degli spazi disponibili è adatta e se ci sono già le attrezzature che servono (sedie, schermi, sistemi audio, per iniziare). Durante l’organizzazione di un Evento servirà anche prevedere lo staff per assistenza e accoglienza e quindi un punto in più se la location li ha già previsti nel pacchetto.

Al sopralluogo bisogna arrivare preparati, tenendo conto di tutti questi aspetti, dell’evento che si andrà a realizzare e del risultato che si vuole ottenere. Per questo la location va “spiata” prima di andarci: bisogna studiare planimetrie, cercare informazioni e schede tecniche, leggere le recensioni online, guardare le foto di qualche Evento organizzato lì in passato. Tutto questo per arrivare sul posto con una prima idea sugli spazi disponibili e sulla capienza. Ma anche sulla resa.

La scheda tecnica dà altre informazioni: se è disponibile, ad esempio, il wi-fi, se ci sono proiettori o si possono montare palchi, se sono già presenti in loco tavoli e sedie (e di che tipo), di che illuminazione possiamo usufruire, informazioni sulle attrezzature (importanti per un evento aziendale), sui parcheggi (quanti, quanto ampi).

Ovviamente questi sono tutti passi preliminari per capire come selezionare una location, poi c’è il resto: l’estetica, quindi la bellezza degli spazi interni o esterni (pensate a un matrimonio e anche agli eventuali sfondi per le fotografie), la disponibilità di attrezzature di livello (per le convention, per esempio, serviranno sistema audio e video professionali).

Insomma: una location non deve essere solo bella. Il valore lo acquista sommando tutte queste caratteristiche. Insieme, sempre, a quella dell’impatto. Insomma: ci si deve sentire bene.

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