La sala meeting come allestirla, Non banalizziamo: non bastano sedie giuste e un tavolo comodo per rendere una stanza una perfetta sala per le riunioni.
Ancora meno se quella stanza verrà utilizzata per un meeting aziendale che prevede anche presentazioni e ospiti esterni. Allestirla correttamente è già un buon punto di partenza per ottenere il risultato ed evitare spiacevoli scivoloni. Gli allestimenti per Eventi di questo tipo sono semplici e proprio per questo non si può sbagliare.
Come per ogni Evento, anche per questo tipo di incontro ci sono degli aspetti da non sottovalutare. Ecco come allestire una sala meeting, in cinque punti:
- Lo spazio. È importante sapere scegliere la sala giusta e sfruttarne al massimo le potenzialità. Non deve essere troppo grande, ma la dimensione va pensata in rapporto al numero di persone e attività da sviluppare.
- I relatori. Che siano su un palco o al tavolo, l’importante è che ci siano sempre i microfoni, un puntatore, l’acqua, i blocchi per gli appunti e le penne per chi dovrà intervenire al meeting. Ogni relatore ha abitudini e richieste diverse, è bene informarsi prima per metterlo a proprio agio.
- La disposizione. Importante quella per gli arredi per Eventi. S’intendono le sedie, ad esempio: bisogna permettere alle persone di non sentirsi “soffocate” per il poco spazio e di avere una buona visuale sui relatori e della presentazione. A seconda del numero di persone sedute tra il pubblico, è possibile scegliere il tipo di allestimento: a platea, a classe, a mezzaluna, per citarne alcuni. Nel caso di un unico tavolo in stile riunione, attenzione alla disposizione dei rappresentanti dell’azienda.
- Il service audio e video. La qualità del suono e della proiezione è fondamentale. Quindi bisogna verificare il corretto funzionamento, per evitare brutte sorprese e momenti di imbarazzo. Bisogna controllare che anche l’illuminazione sia quella giusta, con la possibilità di abbassarne l’intensità in caso si debba far vedere un video o delle slide.
- Il buffet. Anche se l’incontro sarà breve, è meglio allestirne uno piccolo con acqua e bevande analcoliche, caffè e qualche snack per dare il benvenuto agli ospiti e rendere più piacevole la pausa, che è anche un bel momento di scambio e confronto.
