La timeline è soprattutto quando: chi si occupa di organizzazione Eventi sa che il periodo scelto – che sia un pomeriggio, una serata o la giornata intera – deve essere organizzato nei minimi dettagli. In questo senso è molto utile avere una scaletta da seguire, per evitare di trovarsi impreparati nel gestire eventuali problematiche.

Questo programma deve essere il più possibile condiviso: è importante che tutti sappiano quando deve essere servito da bere, quando partirà la presentazione, l’ora giusta per spegnere le luci e accendere le eventuali candele, ad esempio.

Prima parte. La timeline per un Evento di successo prevede che ospiti non devono mai essere lasciati in balia di loro stessi, vanno accompagnati sin dal momento del loro arrivo, fornendo assistenza al parcheggio o all’ingresso. Dopo questo momento dedicato alla prima accoglienza può essere servito un drink di benvenuto, magari prevedendo musica d’atmosfera e degli stuzzichini. Questa fase può essere gestita attraverso un open bar, che può rimanere accessibile per tutta la durata dell’Evento. Solo dopo un caloroso benvenuto gli ospiti possono essere accompagnati ai tavoli allestiti per la cena.

Seconda parte. La cena può essere anticipata da una presentazione aziendale. Se l’Evento è a fine anno, prima delle feste di Natale, invece di slide o video ci sarà un discorso d’auguri, magari con l’aggiunta dei propositi per l’anno nuovo e il ricordo degli obiettivi raggiunti negli ultimi 12 mesi. Può pure essere l’occasione perfetta per presentare un progetto futuro o un nuovo prodotto.

Terza parte. La cena può essere classica con intrattenimento, oppure accompagnata da un concerto, da spettacoli di magia o da una performance più interattiva fra i tavoli. Il limite è rispettare l’atmosfera e il tema della serata. Terminata la cena sarà servita la torta, meglio se preparata appositamente per l’Evento.

Quarta parte. Se si vuole trasformare la cena in una festa, è possibile prevedere un DJ set o un’orchestra per il ballo, prima della distribuzione dei cadeaux. Da questo momento si può anche rendere di nuovo accessibile l’open-bar.

Nel caso in cui l’Evento Aziendale sia organizzato per una serata intera, ecco gli orari precisi da rispettare: alle 19 arrivano gli ospiti, alle 20:30 ci si sposta nella sala principale per la cena. A questo punto la torta potrebbe arrivare verso le 22:30 e a mezzanotte i regali, la musica e qualche brindisi all’open-bar chiuderanno la serata.