Le risposte alle domande più frequenti sugli eventi al tempo del Coronavirus

Siamo ancora in emergenza e bisogna sempre stare attenti e rispettare le regole anti contagio. Ma le scuole e le università hanno riaperto, le aziende hanno ricominciato le attività in presenza e i ristoranti si stanno riempiendo.

Per questo pure il mondo dell’organizzazione di eventi ha ripreso il suo impegno e trovato soluzioni ideali per divertirsi, formarsi, celebrare un anniversario (o un matrimonio) in sicurezza.

È lecito porsi delle domande sugli eventi ai tempi del Covid-19. Ed ecco le risposte a quelle più frequenti che abbiamo raccolto, in questi ultimi mesi.

C’è un limite massimo per i partecipanti a un evento?

Sì, ma dipende dalla location. Il numero viene valutato dagli organizzatori in base alla capienza della sala, del ristorante, dei vari spazi. La regola è sempre la stessa: evitare gli assembramenti e assicurare che le persone siano distanziate.

Come si fa a informare gli ospiti sulle regole anti contagio?

Bisogna predisporre cartelli o segnaletica comunicando le misure di prevenzioni previste. Il personale deve monitorare e promuovere il rispetto delle misure di prevenzione. Tutto va organizzato, a partire dalla segreteria e dalla accoglienza (che deve essere dotata di barriere fisiche). Saranno disponibili gel igienizzanti in più punti della location e si dovrà promuoverne l’utilizzo.

Si può organizzare un buffet?

I buffet non sono vietati, ma non ci si può più servire come prima, liberamente. Devono essere i camerieri, o comunque il personale dedicato, a somministrare cibi e bevande agli ospiti che non possono in alcun modo toccare quanto esposto sui tavoli. Tutti, comunque, devono indossare la mascherina.

Non si può mai optare per il self service?

Ci si può servire da soli in un solo caso e cioè quando gli alimenti sono stati preparati e pensati in confezioni chiuse monodose. Anche in questo caso vanno indossate le mascherine e bisogna evitare gli assembramenti, quindi vanno valutate misure che permettano ai partecipanti di rimanere distanti (ad esempio: la segnaletica a terra).

Ci può essere il servizio guardaroba?

Sì, ma gli indumenti e gli oggetti personali devono essere conservati in sacchetti porta abiti monouso.

Come si possono organizzare i tavoli per il catering?

Basta mantenere le distanze: devono essere disposti in modo che gli ospiti siano a un metro l’uno dall’altro. Questa misura può essere ridotta solo se si opta per le barriere.

Ci saranno limitazioni particolari per gli invitati?

Certo. Ad esempio si devono prevedere percorsi separati per l’entrata e l’uscita, ovviamente vige l’obbligo della mascherina (non se si mantiene la distanza corretta), bisogna tenere un registro delle presenze che rimanga a disposizione per 14 giorni. Solo chi è invitato e registrato potrà accedere. All’entrata, può essere rilevata la temperatura corporea impedendo l’accesso nel caso in cui il termometro segni più di 37,5°C.

Come si organizza una sala per le conferenze?

La sistemazione del pubblico deve favorire il distanziamento di almeno un metro (in mancanza di barriere fisiche). Quindi le sedie vanno sistemate distanti o ci deve essere un cartello che vieta di sedersi dove non si può. Bisogna posizionare tavolo dei relatori e podio a una distanza di sicurezza che consenta a chi parlerà di intervenire senza la mascherina. Tutto ciò che verrà utilizzato dai relatori, dai moderatori e dai partecipanti deve essere disinfettato prima dell’utilizzo e protetto da una pellicola (da sostituire nel caso in cui lo stesso microfono, ad esempio, passi da una persona a un’altra). Gli ingressi saranno contingentati e deve sempre essere a disposizione il gel igienizzante. Il materiale (cartelle stampa o informative) può essere sistemato sulle sedie e reso disponibile anche in digitale per evitare contatti.

Come si organizza una sala espositiva?

Valgono le regole di base. Gli stand devono permettere e favorire il rispetto del distanziamento. Come sempre, bisogna prevedere ingressi contingentati e garantire pulizia e disinfezione degli ambienti, con particolare attenzione alle superfici, ai servizi igienici, alle parti comuni, occupandosi spesso del ricambio d’aria.

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