L’Event planner la figura professionale, una serata speciale, una presentazione perfetta, un incontro che fili liscio non sono attività banali e per questo è indispensabile rivolgersi a un professionista del settore quando si ha in programma di organizzarne uno, soprattutto se si tratta di un evento aziendale.

La figura dell’Event Planner, una volta semi sconosciuta, sta diventando sempre più diffusa ed è molto apprezzata a tutti i livelli. Che si tratti di feste di compleanno, meeting, convention o di Eventi pubblici, il suo ruolo è fondamentale perché riesce a coprire (e a portare a termine) diversi compiti e obiettivi, concentrandosi sui più importanti e lasciandosi guidare dall’esperienza e dalle capacità. Che sono organizzative, certo, ma anche di gestione del budget, del tempo e artistiche.

Comprendere ciò che il cliente desidera è il passaggio fondamentale e primario per poter proporre un evento che sia quanto più coerente possibile. Come ci si arriva? Con un colloquio con i responsabili, organizzato per identificare le modalità e il genere di evento che si vuole realizzare.

Non si tratta solamente di organizzare, ma di pianificare ogni passaggio dell’Evento considerandone ogni aspetto, sia in fase di costruzione (la scelta della location, le decisioni sugli allestimenti, la posizione dei tavoli, la decorazione delle aree), che per quanto riguarda le attività e le tempistiche (dall’arrivo degli invitati a quando lasceranno quel luogo).

Contano le regole, ma contano anche le esigenze del cliente per un organizzatore di Eventi, che deve sempre essere in grado di gestire i cambiamenti e le preferenze della persona per cui lavora in quel momento. Un cambio di budget, ad esempio, può voler dire eliminare alcune attività o addirittura portare a una modifica sostanziale come lo spostamento della location o la modifica del tema.

Ma cosa fa esattamente un organizzatore di eventi? Parla con il cliente, chiarisce quali devono essere il tema, il target di riferimento e gli obiettivi dell’Evento. Poi si muove: contatta i fornitori, li gestisce e ordina ciò che serve con un occhio fisso sul budget da rispettare. Prevede attività e intrattenimenti, sempre coerenti con ciò che l’azienda richiede. Il lavoro dell’Event planner non finisce quando ha pensato a tutti gli aspetti organizzativi, perché è suo il ruolo di coordinare tutte le attività a evento iniziato, fornendo supporto e rimanendo a disposizione degli invitati per qualsiasi esigenza. Organizza l’Evento, pensa anche a ciò che può succedere durante e dopo e si preoccupa dei feedback.

La forza di un Event planner di successo sta anche nel prevedere un “piano b” nel caso qualcosa non dovesse andare come da programma; l’esempio più semplice riguarda il meteo: nel caso di un Evento all’aperto deve avere una soluzione per risolvere il problema. La pioggia non lo spaventa, mai.