L’Evento “furbo” è quello invernale: Il freddo a volte può diventare un alleato. Ad esempio quando si sta pensando di programmare un Evento all’ultimo minuto o quando alcune condizioni diventano – con la stagione che molti chiamano “brutta” ma che in realtà ha bisogno solo di più attenzioni – ideali invece che sfavorevoli.

La maggior parte delle aziende preferisce attendere la primavera per organizzare meeting ed Eventi (interni o esterni), ma si rischia di non trovare disponibilità di luoghi e personale nelle date che si vorrebbero scegliere perché le prenotazioni, ovviamente, sono molte di più. E anche perché quello (in particolare maggio e giugno) è pure periodo di matrimoni.

Scegliere l’inverno, quindi, è vantaggioso per diversi motivi: le location sono più libere, così anche le date e i fornitori. In più bisogna anche tenere in considerazione l’andamento dell’anno: la fine – novembre e dicembre – è giusto periodo per riunirsi per festeggiare il Natale o la fine di un periodo, mentre i primi mesi – gennaio e febbraio – sono perfetti per parlare di novità, dare motivazioni ai dipendenti, fissare obiettivi, catturare l’attenzione con le previsioni per i dodici mesi che si hanno davanti.

Bisogna però avere a che fare con altre previsioni: quelle del tempo, che difficilmente saranno favorevoli. Per rendere più calda l’atmosfera, più accogliente l’ambiente e non far percepire agli ospiti il clima esterno bastano alcuni accorgimenti. Ecco quali:

1. Meglio scegliere una location con ampie sale riscaldate, magari con soffitti in legno o, se possibile e se piace, con un grande camino che per l’occasione potrà essere acceso. In Italia questo tipo di atmosfera si ritrova nei castelli e nelle dimore storiche.

2. Puntare sull’illuminazione: ogni ambiente vuole la sua che deve essere personalizzata. In inverno si possono scegliere colori caldi, come l’ambra e il rosso adatti per riscaldare l’atmosfera, oppure enfatizzare l’inverno con luci fredde, come il bianco e l’azzurro, ma facendo molta attenzione a non rendere il clima anche interno glaciale (un’idea può essere utilizzare il video mapping per proiezioni particolari).

3. Servono arredi comodi e con rifiniture in tessuto. L’ideale sono salottini in velluto, con richiami color oro.

4. Un’opzione divertente è quella di offrire agli ospiti un’esperienza di live cooking con piatti tipici invernali e con particolare attenzione ai dolci e alle bevande calde.

5. Occhio agli allestimenti e alle decorazioni che in questo caso devono essere più vistose e devono contenere, in qualche modo, anche le candele.

6. In questa stagione c’è la possibilità di scegliere tra diverse attività ludiche o di intrattenimento che diventano ideale contorno dell’Evento aziendale invernale: per esempio piste di pattinaggio, Spa, concerti dal vivo, mercatini che ricordino quelli di Natale.