Durante questo incontro si parla dei compiti ben precisi, degli orari, delle modifiche dell’ultimo minuto. È un momento in cui chi organizza eventi controlla, per l’ultima volta prima che inizi la giornata, che sia tutto a posto. È, quindi, una delle ultime ma fondamentali cose da fare prima dell’inizio di un evento e deve partecipare tutto il personale. Perché uno staff ben informato, dalle hostess ai tecnici, è già una prima garanzia di successo. Il brief serve ad aggiornare e condividere il programma, a evidenziare le singole mansioni, ma anche a motivare le persone a dare il meglio di loro per il tempo necessario prima che le luci si spengano del tutto e si pensi a riordinare.
Avere a che fare con individui che si sentono, prima di tutto, informati e coinvolti garantisce il corretto svolgimento dell’evento, aiuta a evitare incomprensioni o disservizi e a rendersi conto se c’è qualcosa che non sta funzionando. Tenere all’oscuro il personale è sempre sbagliato: solo comunicando (e comunicando bene) ognuno si sentirà davvero responsabile per il proprio ruolo e mansione.
In più bisogna ricordarsi che durante un evento può capitare che un ospite (o persino i vertici dell’azienda per la quale si sta lavorando) chiedano informazioni o delucidazioni alla prima persona dello staff che incontrano. Quindi tutti devono saper rispondere, senza dubbi. Quello che si vuole evitare sono affermazioni come: “Aspetti che chiedo”; “Non so” oppure “non sono io che mi occupo di questa cosa”.
Per ogni settore bisognerà comunque prevedere un responsabile che avrà in carico un servizio e dovrà coordinare chi lavorerà in quel settore in quel momento. Il coordinatore dell’evento dovrà prima condividere il programma con i “capi gruppo”, che a loro volta spiegheranno i dettagli ai loro assistenti. In generale è importante che tutti sappiano il più possibile e che ci sia una connessione continua fra i membri dello staff: dall’ingresso, all’accoglienza, fino alla sala in cui si tiene l’evento.
Qualche consiglio ulteriore: è meglio condividere i punti fondamentali della timeline qualche giorno prima dell’evento; fare un brief veloce precedente con i responsabili e poi (quando tutto è pronto) con i collaboratori è preferibile; bisogna utilizzare tutti gli strumenti utili per poter comunicare velocemente durante l’evento e per annullare le distanze.
