Gestire al meglio gli ospiti di un matrimonio. Per molti è l’Evento della vita, ma è difficile da organizzare, oltre che dispendioso. Uno degli aspetti più complicati da gestire è sicuramente la lista degli invitati che deve essere prima di tutto giusta, completa, pensata nei minimi dettagli. Poi gestita e coordinata.

È importante definirla nelle prime fasi dell’organizzazione per avere un’idea più chiara di come procedere riguardo agli altri aspetti di quella giornata. Sapendo il numero esatto delle persone che parteciperanno, infatti, è possibile orientarsi meglio nella scelta della location, in quella del menù (e della quantità, composizione, eccezioni), della selezione delle bomboniere evitando, così, spese superflue e permettendo agli sposi di gestire da subito al meglio il budget a disposizione.

Ma è facile compilare questa lista? Non sempre. Ci saranno momenti in cui sembreranno troppe le persone inserite e altri in cui si penserà di aver dimenticato qualcuno di davvero importante. Per gestire gli invitati al matrimonio e non scordarsi nulla, può essere utile suddividere questo elenco in gruppi, partendo semplicemente da parenti stretti, amici, colleghi. Quando sarà completato, si potrà pensare all’invio delle partecipazioni, considerando sempre i tempi tecnici. Bisogna avere un margine adatto e bisogna chiedere al destinatario la conferma della presenza (indicando, pure, una data limite per farlo e un eventuale contatto). Solo così si avrà un numero esatto, con margini davvero minimi dovuti agli imprevisti.

Non è inusuale che si abbiano, fra gli invitati al matrimonio, anche persone che arrivano da più lontano. In questo caso è necessario prevedere e organizzare per loro anche gli spostamenti e il pernottamento in un luogo che sia adatto e vicino ai quelli scelti per le nozze. Esattamente come per coloro che non hanno un mezzo proprio, ci si dovrà occupare della logistica, oltre che del ritorno a casa (o in albergo) al termine del ricevimento. Insomma: gli ospiti non vanno abbandonati né lasciati a piedi.

La corretta gestione degli invitati inizia da quando si affidano a “noi”, che sia fin dal trasporto alla prima location o dal loro autonomo arrivo. Il ricevimento in senso stretto è una fase importante perché è il momento in cui tutti devono iniziare a sentirsi a proprio agio e non avere problemi. Partendo dal parcheggio: agevole, vicino, comodo per chi indossa i tacchi. Il benvenuto inizia da qui, poi continua con un drink – sicuramente allegro e rinfrescante nei mesi estivi, meglio se caldo quando ci si sposa in inverno – e con l’indicazione dei luoghi principali del posto in cui sono appena arrivati (spazi riservati, bagni, guardaroba, open bar).

Se durante l’arrivo o il pranzo dovessero aver bisogno di qualcosa, sarà il personale di sala a doversene occupare. S’inzia con il posto a tavola: per aiutarli, sarà allestito il tableau mariage, una elegante e utile piantina dei tavoli con indicazione del nome e cognome della persona, sistemata in base alle sedie presenti. Per renderlo davvero utile, è bene prevederlo nella zona dell’aperitivo per dare tutto il tempo agli ospiti di studiarlo e capire dove saranno seduti e vicino a chi. Se si vuole, si può optare per una lista che il personale di sala avrà a disposizione per gestire, uno per uno, gli invitati. Ma in questo caso vanno accompagnati personalmente. E perché non regalare, magari facendola trovare sulla sedia, una “Welcome Bag”? È una piccola borsa da distribuire a inizio cerimonia con tutto ciò di cui un invitato alle nozze può avere bisogno: il programma dell’Evento, una piantina della location, fazzoletti profumati, una bottiglietta d’acqua, un ventaglio, caramelle. Gli sposi, qui, possono davvero essere creativi e si può pure pensare a gadget personalizzati.

Per il menù: è bene informarsi su eventuali intolleranze o allergie e sapere se ci saranno vegetariani o vegani fra gli ospiti; in questo modo le scelte saranno adattate o potranno essere previste delle portate a parte. Senza farli sentire esclusi.

Non esiste l’invitato standard. Soprattutto se si tratta di un matrimonio in grande, si avrà a che fare con famiglie con bambini, coppie di anziani, single, giovani, giovanissimi. Ognuno ha le sue esigenze e bisogna sempre tenerle presenti. Per gli anziani, ad esempio, vanno previste sedute in zone strategiche, per evitare che si stanchino o che stiano in piedi troppo a lungo, e non devono esserci ostacoli o impedimenti fra uno spazio e l’altro. Stesso discorso – degli ostacoli – va tenuto presente se si avranno degli ospiti con esigenze particolari. Per i bambini bisogna invece pensare a soluzioni divertenti per coinvolgerli e per non farli sentire invitati di Serie B.