Organizzare una convention aziendale in sette passaggi

La convention aziendale è uno degli strumenti più importanti per la comunicazione all’interno delle aziende perché è in quel momento che vengono affrontate problematiche e questioni che riguardano lo sviluppo, l’utilizzo e la gestione delle risorse.

È anche un momento formativo e di confronto vitale, visto che è l’unico durante il quale si riuniscono le varie realtà aziendali (con la possibilità di coinvolgere anche ospiti esterni).

Quando una società si appresta a organizzare una convention aziendale sa che l’immagine che verrà data sarà fondamentale. Ma come si organizza questo tipo di Evento aziendale? Ecco le regole base, in 7 punti.

  1. Stabilire gli obiettivi. Per quale motivo si organizza una convention? Ne esistono di due tipi – quelle interne all’azienda, e quelle rivolte ai clienti – e gli obiettivi sono distinti. Quando è interna il fine potrebbe essere migliorare le performance di vendita, consolidare i rapporti fra i dipendenti favorendo anche contatti tra i reparti che normalmente non hanno relazione l’uno con l’altro. Oppure semplicemente fare il punto della situazione in modo formale. Durante una convention con i clienti l’obiettivo può essere quello di creare un legame più stretto, rafforzando quelli già esistenti per portare degli effettivi vantaggi in futuro. In questa primissima fase, bisogna imporsi anche un budget da investire nell’organizzazione dell’evento.  E poi rispettarlo.
  2. Stilare la lista degli invitati. Chi deve essere presente alla convention? Chi si vorrebbe avere? Bisogna scriverlo nero su bianco, in modo da avere un numero possibile di persone e definire al meglio le fasi successive. In questa fase bisogna anche procedere con la scrittura degli inviti e quella del programma di massima della giornata.
  3. Scegliere la location. Bisogna considerare, per questa scelta, il numero delle persone coinvolte, pensando sempre che un luogo troppo grande o uno troppo stretto potrebbero danneggiare l’immagine dell’azienda oltre che l’Evento stesso. È importante considerare la praticità ed è, in generale, meglio scegliere uno spazio che sia vicino all’azienda o di facile accesso per tutti coloro che alla convention devono partecipare.
  4. Preoccuparsi degli allestimenti. Non è una festa, non è una celebrazione, ma personalizzare gli ambienti dà modo a chi arriva di notare cura e attenzione ai dettagli. Uno dei consigli basilari è utilizzare i colori aziendali e prevedere la presenza del proprio logo, se non si è all’interno della sede della società. Durante una convention servono assolutamente le sedie, i tavoli, magari anche qualche divano per l’attesa e i break. Sono quelli i momenti più informali in cui si può parlare senza seguire una scaletta specifica, stringere le mani e instaurare dei rapporti più diretti.
  5. Spedire gli inviti. Sono già scritti, ma con il numero giusto dei partecipanti in mano si possono finalmente spedire. Ovviamente bisogna farlo con anticipo, soprattutto se sono previsti ospiti dall’estero. Bisogna preoccuparsi di ricevere una conferma, via mail o telefono. Servono le informazioni di base: la data, il luogo, i dettagli per arrivarci e gli eventuali accorgimenti (per esempio dove si trova il parcheggio). Va anche specificato il programma dell’Evento e vanno inseriti i contatti per chiedere eventuali informazioni o dare risposte e conferme.
  6. Definire la timeline in modo preciso. Si avrà già, a questo punto, un programma di massima della convention aziendale, ma gli organizzatori devono sapere anche a che ora arriveranno gli ospiti, cosa far fare loro nei momenti di pausa e quali sono le attività che verranno svolte. Vanno specificati gli orari di inizio e di fine, oltre al punto esatto con descrizione dettagliata. È importante avere una timeline più precisa possibile e rispettarla.
  7. Preoccuparsi dell’accoglienza. È il giorno della convention. Gli ospiti vanno curati fin da quando arrivano (a piedi o in auto, non ha importanza). Non devono mai essere lasciati in balia di loro stessi. Lo staff deve provvedere a soddisfare le esigenze indicando dove parcheggiare, dov’è l’ingresso, dove lasciare eventuali cappotti o notebook.

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