Posticipare un Evento: Come organizzarsi. In questo periodo di allarme coronavirus, siamo costretti a scontrarci con condizioni e decreti che non hanno precedenti. Con la necessità (ne va della salute di tutti) di posticipare o in casi limite addirittura annullare gli Eventi che erano in programma. Per chi li organizza, è il momento per affrontare queste situazioni nel migliore dei modi.
Purtroppo può succedere che un Evento debba essere annullato o posticipato anche in periodi normali. Niente panico, a tutto c’è una soluzione. Sono diverse le azioni da mettere in campo, ma cambiano in base all’Evento con cui si ha a che fare.
L’esempio fra i più complicati sono le nozze. Sì, si può posticipare un matrimonio, per quanto possa sembrare impensabile; se la cancellazione della data prefissata è per cause di forza maggiore, come quello che sta succedendo in questo periodo, è chiaro che questa decisione coinvolgerà tutti i fornitori. Cosa fare? Far slittare tutto, mantenendo la stessa location, così che allestimenti, organizzazione, budget, partner possano essere esattamente gli stessi. Solo spostati un po’ più in là. Non è semplice, ma la ri-organizzazione in questo modo sarà più veloce, basterà qualche modifica. Se la stagione è diversa, per esempio, si prevederà una parte della cerimonia al chiuso invece che all’aperto. I punti fermi devono essere: la chiesa o il luogo scelto per il rito, la location per il ricevimento e il servizio catering. Tutto il resto si può sostituire con facilità, affidandosi ad altri professionisti se quelli scelti non sono più disponibili. L’importante è seguire sempre il tema prestabilito. È necessario ovviamente ricontattare tutti gli invitati, far recapitare un nuovo invito con l’aggiornamento.
Posticipare un Evento corporate è fattibile ed è sempre comunque preferibile non rinunciarci. Bisogna evitare, per quanto possibile, di annullare. Se si tratta di un Evento legato a un’inaugurazione o un anniversario, gli obiettivi non cambiano. Qui si parla dell’azienda, del brand, si tratta di un appuntamento piuttosto istituzionale, quindi anche se non sarà semplice rivisitarlo in un periodo completamente diverso, è possibile adattarlo – con qualche accorgimento – a un altro periodo, mantenendo il focus e il concept. La difficoltà vera è legata ai lavori di segreteria e all’accoglienza degli ospiti stranieri o esterni all’azienda; è importante mantenere alto l’engagement, tenere i contatti con gli invitati, inviando aggiornamenti o curiosità in attesa di fissare una nuova data.
Se l’Evento è puramente aziendale e l’obiettivo è la motivazione dei dipendenti, dei partner, dei clienti, è possibile posticipare l’incontro legandolo a una nuova occasione. Se l’annullamento avviene nel periodo estivo, ad esempio, può essere l’occasione per fissare una nuova data nel periodo natalizio. Si dovranno stravolgere il tema e l’organizzazione, ma pensiamo alla nota positiva: potrebbe essere un valore aggiunto riabbracciare gli invitati nel periodo più bello dell’anno.
L’importante in queste situazioni è mantenere i nervi saldi e non farsi prendere dal panico. Un buon organizzatore di Eventi deve sapere gestire anche questi imprevisti. Se non ne avete uno, può essere l’occasione per farsi aiutare. Le persone coinvolte nell’organizzazione di un Evento sono decine, a volte centinaia. Con l’aiuto di fornitori e collaboratori fidati sarà più facile trovare la giusta via. E riprogrammare con serenità.
