Quattro trucchi per rendere meno noiosa una riunione online

Siamo ormai abituati allo smart working, alle riunioni virtuali, agli appuntamenti dati su Zoom, su Facetime, su Teams, su una qualsiasi delle piattaforme che abbiamo imparato a usare quotidianamente. Le regole dell’emergenza sanitaria sono queste: incontrarsi fisicamente il meno possibile, mantenere le distanze, cercare di non creare assembramenti. Nemmeno in ufficio, nemmeno sul lavoro.

È importante in questo periodo, più che in altri, riuscire a mantenere comunque alto l’umore dei dipendenti e dei partner in azienda, perché questa impossibilità di vedersi limita anche l’empatia. È fondamentale, invece, non far perdere il senso di squadra e coinvolgere in modo attivo tutti i collaboratori in nuovi progetti.

Per questo bisogna comunque incontrarsi. Anche se solo durante una riunione virtuale. Organizzare un evento digitale non è semplice: ci si può ritrovare di fronte a persone che nel frattempo fanno altro, come rispondere alle e-mail o ai messaggi, guardare i social o addirittura occuparsi delle faccende domestiche. Perché comunque sono a casa, non in un luogo “ufficiale” di lavoro e non è facile gestire questa situazione. Bisogna comunque riuscire a far rimanere il pubblico concentrato e coinvolto. Ecco quattro metodi per riuscirci:

  1. Stabilire un tempo limite e “stare bassi”: a differenza dei classici incontri, quello virtuale deve avere una durata minore. Ci si riesce perché occorre meno tempo rispetto agli incontri dal vivo per fare formazione, presentare un prodotto, portare a termine un team building.
  2. Assicurarsi che tutte le webcam siano attive: non bisogna dare la possibilità al pubblico di nascondersi.
  3. Coinvolgere ponendo domande, creando interazioni. Serve un continuo e costante confronto con e fra i partecipanti. Per riuscirci si può, ad esempio, lanciare un sondaggio, proporre dei test, inserire una chat per domande e risposte.
  4. Curare il tono di voce: durante un evento classico si ha la possibilità di guardare le persone negli occhi, utilizzare il corpo e sfruttare i movimenti per rafforzare l’empatia e la comunicazione. Online si può puntare solo sulla voce. Sarà quindi necessario mantenere un tono costante, coinvolgente ed è importante semplificare quanto più possibile il discorso, utilizzando meno parole.

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