Service tecnico: di chi abbiamo bisogno. Diremo una cosa ovvia: il buon funzionamento del sistema audio e luci durante un Evento è fondamentale.

Lo sottolineiamo perché non è solo una questione che riguarda l’organizzazione di un Evento aziendale, come le convention o i lanci dei nuovi prodotti, ma anche le cene di gala, i matrimoni, persino i compleanni. Nessuno vuole sentire il microfono che fischia (o non capire una parola), venire accecato da un faretto puntato nel modo sbagliato o far fatica a vedere dove si cammina o lo schermo sul quale viene proiettata una presentazione. Qualsiasi essa sia.

Per questo l’Event Planner prevede sempre uno staff di tecnici qualificati che si occupino delle diffusione del suono, delle luci e delle proiezioni video. Questa è un’attenzione fondamentale per la buona riuscita dell’evento e anche se sembra superfluo sottolinearlo possiamo assicurare che non è così semplice garantire un buon programma luci, una presentazione video che sia fluida e comprensibile, microfoni tutti funzionanti, casse audio con il volume giusto (che non assordino). Sono aspetti che non vanno considerati scontati. Perché non lo sono affatto. Va dedicata, quindi, molta attenzione.

Non bisogna stupirsi per i prezzi: la qualità costa e un tecnico di sala può chiedere fino a 500 euro al giorno, mentre per il noleggio delle attrezzature video di ultima generazione si possono superare le migliaia di euro di investimento. Ma più gli impianti saranno sofisticati e il personale qualificato, maggiore sarà la resa dell’evento e minori, ovviamente, i rischi che qualcosa vada storto. Questa è una regola generale, che non vale solo in questo campo: è sempre un’idea migliore affidarsi ai professionisti di ogni settore che hanno bene in mente come organizzare un evento e cosa questo significhi, che garantiscano la loro presenza già durante i sopralluoghi e nelle fasi di allestimento e disallestimento.

È importante, e loro lo sanno bene, collaudare tutto. Dal microfono sul palco allo schermo per la presentazione. Il nostro consiglio è quello di ripercorrere tutto il programma dell’evento per controllare il corretto funzionamento di ogni cosa e testare l’affidabilità dei tecnici responsabili, compresa la persona che si occupa della regia. È meglio se gli stessi tecnici presenti al collaudo siano poi anche quelli che presidieranno l’evento.

Un Event Planner sa che in questo ambito è indispensabile guardare al futuro e studiare ciò che il mercato offre. Anche se le attrezzature classiche (per esempio il proiettore per i video) sono sempre le più utilizzate, è bene guardare oltre e provare, per esempio, le tecnologie che sfruttano il 3D. Per poterle utilizzare durante gli eventi giusti.