Valore di un Evento non è dato dal prezzo: “Il prezzo è quello che paghi. Il valore è quello che ottieni”, ha scritto Warren Buffet.
Una delle prime domande che un Organizzatore di Eventi pone al cliente è: che budget abbiamo? E questo perché, come abbiamo ricordato più volte, è da lì che si parte per progettare: tutto deve “entrare nel budget” e va deciso e concordato proprio in base a quanto si ha a disposizione. A volte bisogna ridurre i costi su alcuni aspetti per incastrare le richieste dell’ultimo minuto, altre bisogna rinunciare ad aspetti o modalità che avrebbero dato quel tocco in più. Ma che, appunto, non possono essere previste perché costerebbero troppo.
In questo settore si è sempre in evoluzione, il “tutto e subito” è la regola generale e gli imprevisti sono all’ordine del giorno. Tutto deve essere organizzato e perfetto, non ci si può mai dimenticare di nulla e nessuno, ma molte volte ci si scorda che il reale valore di un Evento non è dato dal prezzo. Come si calcola allora il valore di un Evento?
Partiamo dall’inizio: il valore di un Evento Aziendale risiede nel tipo di servizio che stiamo proponendo. Ci sono attività e obiettivi che non hanno prezzo, che valgono più di quanto “costano” o che semplicemente sono impagabili. Qualche esempio:
- L’organizzazione all inclusive. Il cliente non deve preoccuparsi di nulla, pensa a tutto l’Event Planner. Questo non ha valore: non esiste fee di agenzia in grado di ripagare le ore di lavoro necessarie per la realizzazione di un Evento, le innumerevoli conversazioni e gli scambi di e-mail con cliente e fornitori, la responsabilità legata al giorno della realizzazione.
- Il raggiungimento degli obiettivi. Possono essere i più svariati, come pianificare attività per la motivazione dei dipendenti, presentare un prodotto o incentivarne la vendita, inaugurare una nuova sede e creare senso d’appartenenza, coinvolgere le persone e dare luce al protagonista dell’Evento, che è quasi sempre l’azienda. L’Event Planner ha come unico obiettivo quello di organizzare un momento che possa raggiungere l’obiettivo prefissato dal cliente. È un pensiero costante e anche questo non è quantificabile, almeno non in euro.
- La gestione degli imprevisti. In nessun contratto se ne parla, ma sono infiniti. Per esempio la pioggia, dover posticipare un Evento per cause non imputabili ad agenzia o cliente (la pandemia, come è successo in questi mesi) o un qualsiasi altro caso dell’ultimo minuto. L’Event Planner ha soluzioni anche per questi momenti e deve pensarci ancor prima di progettare l’Evento. Trovare piani B immediati o gestire l’ansia e lo stress di un qualsiasi imprevisto non ha prezzo.
Ogni Evento ha un suo valore reale che non è, appunto, quantificabile. E ci sono diversi tipi di valori: quello percepito, quindi l’idea e l’impressione che si hanno dell’Evento (se ad esempio viene organizzato in una location prestigiosa il suo valore percepito sarà più alto, a prescindere dai servizi offerti correlati). C’è poi il valore funzionale, quello legato ai servizi che stiamo offrendo. Infine quello emozionale, il valore legato alle emozioni e ai ricordi di un Evento, che passa dal coinvolgimento delle persone e arriva al raggiungimento degli obiettivi per cui l’Evento è stato organizzato.
Quando stiamo preparando un Evento bisogna andare al di là del “quanto costa” e dare valore a quello che si sta acquistando. Ma su questo bisogna ragionare per tutto, non solo per gli Eventi.