Valore di un Evento non è dato dal prezzo: “Il prezzo è quello che paghi. Il valore è quello che ottieni”, ha scritto Warren Buffet.

Una delle prime domande che un Organizzatore di Eventi pone al cliente è: che budget abbiamo? E questo perché, come abbiamo ricordato più volte, è da lì che si parte per progettare: tutto deve “entrare nel budget” e va deciso e concordato proprio in base a quanto si ha a disposizione. A volte bisogna ridurre i costi su alcuni aspetti per incastrare le richieste dell’ultimo minuto, altre bisogna rinunciare ad aspetti o modalità che avrebbero dato quel tocco in più. Ma che, appunto, non possono essere previste perché costerebbero troppo. 

In questo settore si è sempre in evoluzione, il “tutto e subito” è la regola generale e gli imprevisti sono all’ordine del giorno. Tutto deve essere organizzato e perfetto, non ci si può mai dimenticare di nulla e nessuno, ma molte volte ci si scorda che il reale valore di un Evento non è dato dal prezzo. Come si calcola allora il valore di un Evento? 

Partiamo dall’inizio: il valore di un Evento Aziendale risiede nel tipo di servizio che stiamo proponendo. Ci sono attività e obiettivi che non hanno prezzo, che valgono più di quanto “costano” o che semplicemente sono impagabili. Qualche esempio: 

1. L’organizzazione all inclusive. Il cliente non deve preoccuparsi di nulla, pensa a tutto l’Event Planner. Questo non ha valore: non esiste fee di agenzia in grado di ripagare le ore di lavoro necessarie per la realizzazione di un Evento, le innumerevoli conversazioni e gli scambi di e-mail con cliente e fornitori, la responsabilità legata al giorno della realizzazione. 
2. Il raggiungimento degli obiettivi. Possono essere i più svariati, come pianificare attività per la motivazione dei dipendenti, presentare un prodotto o incentivarne la vendita, inaugurare una nuova sede e creare senso d’appartenenza, coinvolgere le persone e dare luce al protagonista dell’Evento, che è quasi sempre l’azienda. L’Event Planner ha come unico obiettivo quello di organizzare un momento che possa raggiungere l’obiettivo prefissato dal cliente. È un pensiero costante e anche questo non è quantificabile, almeno non in euro. 
3. La gestione degli imprevisti. In nessun contratto se ne parla, ma sono infiniti. Per esempio la pioggia, dover posticipare un Evento per cause non imputabili ad agenzia o cliente (la pandemia, come è successo in questi mesi) o un qualsiasi altro caso dell’ultimo minuto. L’Event Planner ha soluzioni anche per questi momenti e deve pensarci ancor prima di progettare l’Evento. Trovare piani B immediati o gestire l’ansia e lo stress di un qualsiasi imprevisto non ha prezzo. 

Ogni Evento ha un suo valore reale che non è, appunto, quantificabile. E ci sono diversi tipi di valori: quello percepito, quindi l’idea e l’impressione che si hanno dell’Evento (se ad esempio viene organizzato in una location prestigiosa il suo valore percepito sarà più alto, a prescindere dai servizi offerti correlati). C’è poi il valore funzionale, quello legato ai servizi che stiamo offrendo. Infine quello emozionale, il valore legato alle emozioni e ai ricordi di un Evento, che passa dal coinvolgimento delle persone e arriva al raggiungimento degli obiettivi per cui l’Evento è stato organizzato.

Quando stiamo preparando un Evento bisogna andare al di là del “quanto costa” e dare valore a quello che si sta acquistando. Ma su questo bisogna ragionare per tutto, non solo per gli Eventi.