Viaggi incentive: 5 suggerimenti per evitare che si trasformino in un incubo

Abbiamo già parlato in questo blog di Eventi Incentive, spiegando cosa sono e quali devono essere le regole di base per organizzarne qualcuno di successo, con il focus giusto sulle persone e sulla qualità di ciò che viene a loro proposto.

Abbiamo anche visto che incentivare non è facile e bisogna stare attenti a ciò che si propone, prendendosi cura di chi partecipa e considerandone la sensibilità, il modo di percepire ciò che accade intorno. Le paure, le speranze, le conseguenze di quello che viene organizzato.

Ognuno di noi è diverso e per questo un viaggio incentive si può trasformare con facilità in un incubo. Si può evitare, sicuramente affidandosi a professionisti che organizzino eventi di questo tipo e team building e quindi hanno esperienza nel settore. Si parte comunque da cinque regole di base. Queste:

  1. Attenzione al giusto periodo, alla giusta location e alla giusta distanza rapportata al tempo di permanenza. Che sia estate o inverno, l’importante è far viaggiare le persone comodamente e accoglierle in un luogo che le faccia sentire bene, a proprio agio. Non bisogna esagerare con i chilometri: anche se una determinata location sembra quella perfetta, non si devono stancare i partecipanti facendogli affrontare centinaia di chilometri di curve. Meglio cambiare o aggiungere un giorno.
  2. Servono attività adeguate e ben calibrate. Come si dice spesso anche in altre situazioni, meglio poche ma organizzate bene e soprattutto che comunichino un buon messaggio. È giusto lasciare alle persone del tempo libero, perché quando si rilassano non si annoiano. E recepiranno anche meglio ciò che viene a loro proposto.
  3. Meglio evitare viaggi low cost e fornitori a basso prezzo. La qualità dei servizi e del personale impiegato fanno sul serio la differenza, soprattutto in un contesto come questo dove le persone devono sentirsi seguite e accolte. Quindi voli aerei adeguati, possibilmente senza scalo e senza stress. Meglio optare per sistemazioni in camere d’albergo per massimo 2 persone, bisogna sempre scegliere cibo e bevande di qualità e che siano a disposizione quando servono.
  4. Il programma delle attività va comunicato prima di partire, così che i partecipanti al viaggio incentive possano prepararsi a quello che verrà. È bene informarli anche su cosa è necessario portare in valigia (abbigliamento sportivo, giacche pesanti, per esempio) e che cosa troveranno in location (il phon c’è? L’attrezzatura la devo portare io?).
  5. Spesso la differenza la fanno le persone. Anche quelle che si scelgono per occuparsi della accoglienza. Devono essere dedicate ai partecipanti, per rispondere a qualsiasi necessità. Non si devono mai sentire abbandonati o persi anche perché la concentrazione deve essere orientata sugli obiettivi da raggiungere.

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