Open day aziendale: cos’è e perché è importante

“Open day” è un concetto legato molto al mondo scolastico: ci si riferisce a una giornata “aperta”, durante la quale è possibile visitare le aule, incontrare i professori, infine prendere la decisione giusta. Le scuole e le università hanno modo di presentarsi e lo fanno al meglio delle proprie possibilità. Questo concetto, da molti anni, è anche declinato sulle aziende.

Tante decidono di impegnarsi e proporre il proprio “open day”. E fanno bene: i vantaggi sono notevoli, soprattutto per quanto riguarda la visibilità. I costi, poi, sono ridotti.

Cosa succede durante questa giornata a porte aperte? I clienti, attuali e potenziali, hanno la possibilità di entrare negli uffici, di vedere da vicino in cosa consiste il lavoro, di incontrare i dipendenti e, magari, di seguire una specifica produzione, dai materiali all’oggetto o attività portati a termine. È un ottimo strumento di promozione per un’azienda che in questo modo ha la possibilità di entrare in stretto contatto con il “pubblico” e di mostrare ciò che è in grado di fare. In quelle ore il flusso di informazioni è alto e si riesce a entrare nei dettagli (e in confidenza) molto più rapidamente, senza bisogno di fissare un appuntamento. Può essere anche l’occasione per trovare nuovi collaboratori, che magari si presentano all’open day con un interesse diverso, più “alto”.

L’open day aziendale è, di fatto, un Evento. E come tale va trattato e organizzato. Quindi anche in questo caso è sempre meglio affidarsi a dei professionisti che si occupano di organizzazione Eventi: non si tratta solamente di aprire i cancelli.

La giusta organizzazione e una buona gestione dell’Evento prevedono una serie di attività, che vanno decise preventivamente. Ci sarà, quindi, una scaletta con i dettagli e gli orari. Per un “open day” organizzato in azienda bisogna considerare un aspetto importante: non è aperto solo a fornitori e collaboratori, ma a tutti. Per questo bisogna prevedere un intrattenimento anche per i più piccoli e fare in modo che non ci sia un’atmosfera troppo seria e formale. Che non vuol dire che non bisogna essere professionali.

Se si parla di un’azienda di grandi dimensioni, sarà utile prevedere una mappa con il percorso più coerente da seguire per, ad esempio, osservare una specifica produzione o capire i reali passaggi di una determinata attività. Su questa mappa, che può essere affissa e consegnata, si possono anche già illustrare le attività previste durante l’arco della giornata e le zone più importanti da visitare.

La giornata porte aperte permette di valorizzare tutto, se organizzata nel modo giusto: si può sottolineare l’importanza di determinate scelte, di alcuni processi produttivi, delle persone che lavorano all’interno dell’azienda, della vision. È uno strumento importante e deve essere davvero aperto a tutti per sfruttarne la reale potenzialità. Anche per chi lavora: può infatti essere  un’attività motivazionale per i dipendenti, che possono mostrare il proprio lavoro ad amici e parenti, orgogliosamente. Sarà utile dare un titolo a questa giornata che non sia un banale “open day” e che funga da tema o che dia una visione chiara di ciò che l’azienda vuole comunicare.

Come sempre nell’organizzazione di Eventi aziendali, bisogna prevedere un budget: in questo caso è ridotto rispetto a inaugurazioni o presentazioni perché non ci sono costi né per la logistica né per lo spostamento di cose o persone. E nemmeno per l’affitto di una location: tutto si svolge “in casa”. Quindi si può dedicare più spazio ad altro: distribuire dei gadget omaggio ai partecipanti, ad esempio, anche come incentivo per invitarli a partecipare. Non bisogna mai dimenticare la parte dell’accoglienza: fondamentale almeno un drink di benvenuto per chi, in quel giorno, decide di regalarci il suo tempo.

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